INFORMATOR NR 45 (kwiecień 2012 r.) Artykuł 14

REGIONALNY ZWIĄZEK REWIZYJNY
SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWYCH W LUBLINIE
20-601 Lublin, ul. T. Zana 38 tel./fax 81- 525-91-49

Lublin, dnia 3 kwietnia 2012 r.

W wyniku zwartej w dniu 18 stycznia 2012 roku umowy między Regionalnym Związkiem Rewizyjnym Spółdzielni Mieszkaniowych w Lublinie, a Spółdzielnią Mieszkaniową „Czuby” w Lublinie w dniach od 20 stycznia 2012 roku do 30 marca 2012 roku została przeprowadzona przez Związek lustracja pełna obejmująca całokształt prowadzonej działalności przez Spółdzielnię za okres od 1 stycznia 2009 roku do 31 grudnia 2011 roku.
Lustracją Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie objęte zostały zagadnienia ujęte w protokole lustracji tj.:

1. Informacje wstępne dotyczące Spółdzielni oraz realizacja wniosków polustracyjnych z poprzedniej lustracji.
2. Podstawy prawne i organizacja Spółdzielni.
3. Organy samorządowe Spółdzielni, ich organizacja i działalność.
4. Struktura organizacyjna służb etatowych Spółdzielni i zasady wynagradzania.
5. Stan prawny gruntów będących we władaniu Spółdzielni.
6. Sprawy członkowskie i dyspozycje lokalami oraz realizacja ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych w zakresie odrębnej własności lokali.
7. Gospodarka zasobami mieszkaniowymi.
8. Gospodarka remontowa Spółdzielni.
9. Działalność inwestycyjna.
10. Działalność społeczna i oświatowo- kulturalna.
11. Rachunkowość, finanse oraz sprawozdawczość finansowa.

Ustalenia lustracji zawarte w protokole wynikają z faktów zawartych w dokumentach przedłożonych lustratorom oraz wyjaśnień złożonych przez Prezesa Zarządu, Zastępców Prezesa Zarządu, Kierowników Administracji Osiedli i pracowników Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby”.
Lustratorzy sporządzili protokół, który został bez zastrzeżeń podpisany przez Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w dniu 2 kwietnia 2012 r.
Protokół lustracji wraz z niniejszą syntezą ustaleń lustracyjnych stanowi integralną całość.

Poprzednia lustracja pełna Spółdzielni została przeprowadzona przez lustratorów Regionalnego Związku Rewizyjnego Spółdzielni Mieszkaniowych w Lublinie i obejmowała okres jej działalności od 1 stycznia 2006 roku do 31 grudnia 2008 roku.
Wnioski polustracyjne z lustracji pełnej – jak wynika z dokumentów – zostały rozpatrzone i przyjęte przez Zebranie Przedstawicieli w dniu 20 czerwca 2009 r.
Wnioski polustracyjne zostały zrealizowane.
Przeprowadzone w Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” kontrole z zewnątrz w okresie objętym lustracją nie wykazały żadnych uchybień.

Przeprowadzona obecnie lustracja pełna działalności Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” – jak wynika z treści protokołu – wykazała, co następuje:

1. Spółdzielnia Mieszkaniowa „Czuby” we właściwych terminach i zakresie zgłaszała wymagane przepisami zmiany do rejestracji w KRS.
   Aktualnie obowiązujący w Spółdzielni Statut został uchwalony przez Zebranie Przedstawicieli w dniu 12 czerwca 2010 r.
   Treść Statutu jest dostosowana do postanowień ustawy z dnia 14 czerwca 2007 r. o zmianie ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych oraz o zmianie niektórych innych ustaw.
   Postanowieniem Sądu Rejonowego Lublin – Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Krajowego Rejestru Sądowego z dnia 20 września 2010 r., uchwalone zmiany Statutu zostały wpisane do KRS Spółdzielni Nr 0000082134 w Dziale 1, w Rubryce 4, w póz. 5.
2. Regulaminy wewnętrzne obowiązujące w Spółdzielni zostały uchwalone i zatwierdzone przez statutowo uprawnione organy.
   W oparciu o postanowienia obowiązującego w Spółdzielni od 20 września 2010 r. Statutu: Walne Zgromadzenie uchwaliło Regulamin Rady Nadzorczej, zaś Rada Nadzorcza uchwaliła: Regulamin Zarządu Spółdzielni, Regulamin Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla, Regulamin najmu lokali mieszkalnych wolnych w sensie prawnym, Regulamin najmu lokali użytkowych oraz dzierżawy terenu, Regulamin przetargu na ustanawianie odrębnej własności lokalu, Regulamin określający zasady rozliczania przychodów i kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi oraz ustalania opłat za używanie lokali, Regulamin udzielania zamówień na roboty remontowo-budowlane, inwestycyjne i konserwacyjne oraz usługi i dostawy, Regulamin gospodarki finansowej, Regulamin porządku domowego, Regulamin tworzenia i wydatkowania środków funduszu remontowego, Regulamin przyjęć w poczet członków, ustanawiania praw do lokali mieszkalnych i zamiany mieszkań.
   Zarząd Spółdzielni uchwalił Regulamin Organizacyjny oraz dokonał zmian w Regulaminie Pracy.
3. Organy statutowe Spółdzielni tj. Zebrania Przedstawicieli, Rada Nadzorcza, Zarząd, Zebrania Grup Członkowskich, Rady Osiedli, Walne Zgromadzenie w częściach oraz Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli, były zwoływane w terminie, podejmowały uchwały i decyzje zgodnie z postanowieniami Statutu i z regulaminami obrad organów. Rada Nadzorcza zgodnie z zakresem swoich kompetencji zajmowała się w okresie objętym lustracją najistotniejszymi sprawami dotyczącymi działalności Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby”, a w szczególności sprawami ekonomicznymi oraz wypełnianiem funkcji kontrolno-nadzorczej.
   Zarząd właściwie reprezentował Spółdzielnię na zewnątrz i zajmował się sprawami, które nie były zastrzeżone do kompetencji innych organów.
   Na szczególne podkreślenie zasługuje praca Zarządu Spółdzielni w zakresie przygotowania i zrealizowania nowej inwestycji mieszkalnej przy ul. Dziewanny 14. Lustracja nie wykazała nieprawidłowości w funkcjonowaniu Zarządu Spółdzielni. Dokumentacja z prac organów statutowych Spółdzielni była prowadzona starannie i w sposób właściwy przedstawia treść ich obrad i podjęte uchwały. Dokumentacja jest przechowywana zgodnie z zasadami określonymi w regulaminach poszczególnych organów Spółdzielni.
4. Struktura organizacyjna służb etatowych była zatwierdzana przez Radę Nadzorczą wraz z uchwalaniem planów gospodarczo-finansowych Spółdzielni. Obowiązująca w 2011 roku struktura organizacyjna wraz z ilością etatów była kompletna i zapewniała warunki prawidłowej realizacji zadań statutowych przez Spółdzielnię.
5. Stan prawny gruntów będących we władaniu Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” jest uregulowany. Spółdzielnia w swoim władaniu posiada ogółem 109,03 ha gruntów. Spółdzielnia posiada notarialnie ustanowione tytuły prawne do gruntów, w tym: prawo własności do 93,38 ha gruntów i prawo wieczystego użytkowania do 15,65 ha gruntów. Prowadzona przez Spółdzielnię dokumentacja w tym zakresie była właściwa.
6. Sprawy członkowsko-mieszkaniowe były prowadzone i dokumentowane poprawnie. Spółdzielnia posiadała w tym zakresie stosowne regulaminy i prowadziła przewidziane prawem rejestry członków w zależności od posiadanego tytułu prawnego do lokalu.
7. Proces związany z ustanawianiem odrębnej własności lokali w Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” – jak wynika z ustaleń zawartych w protokole – przebiegał zgodnie z postanowieniami ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych.
   Na dzień 31 grudnia 2011 r. Spółdzielnia Mieszkaniowa „Czuby” zawarła ogółem 5585 aktów notarialnych odrębnej własności.
   Wyodrębnionych zostało w tym okresie 5325 lokali mieszkalnych wraz z ułamkową częścią gruntu, co stanowiło 46,98% ogółu mieszkań w Spółdzielni.
   W wyniku ustanowionych notarialnie odrębnych tytułów do lokali, w Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” na dzień 31 grudnia 2011 r. powierzchnia gruntów przypadająca na rzecz wyodrębnionych właścicieli łącznie wynosiła 45,15 ha. Wyodrębnianie lokali na tą skalę spowodowało znaczne obniżenie stanu majątku trwałego, kapitałów podstawowych i sumy bilansowej.
8. Gospodarka zasobami mieszkaniowymi była prowadzona w 6 organizacyjnie wydzielonych Osiedlach i była zgodna z wewnętrznymi unormowaniami prawnymi dotyczącymi organizacji Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby”.
   Przeprowadzony w trakcie lustracji przegląd losowo wybranych Osiedli, tj. Osiedla Ruta, Osiedla Łęgi i Osiedla Błonie wykazał, iż są one utrzymane w należytej czystości i dobrym stanie estetyczno – porządkowym oraz technicznym. Przegląd zasobów w/w Osiedli wykazał, iż pomieszczenia ogólnego użytku (klatki schodowe, korytarze i piwnice), otoczenie wokół budynków, dojścia do klatek, ciągi pieszo – jezdne i parkingi w zakresie ładu i porządku są utrzymane w należytej czystości.
   Sprawdzona dokumentacja techniczna i administracyjna budynków w/w Osiedli – o których mowa w protokole lustracji – wykazała, iż:
   – przeglądy techniczne roczne i pięcioletnie były wykonywane w zakresie i terminach zgodnie z wymogami art. 62 Prawa budowlanego,
   – książki obiektów budowlanych były prowadzone właściwie. Wpisy były dokonywane przez osoby uprawnione i na bieżąco prowadzone zgodnie z postanowieniami art. 64 Prawa budowlanego.
9. Umowy o świadczenie usług komunalnych w badanych Osiedlach – jak wskazuje ich analiza – były zawarte prawidłowo i zapewniły należytą ochronę interesów Spółdzielni.
10. Koszty i przychody działalności Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” były prawidłowo ustalane w planach gospodarczo-finansowych na każdy rok przez uprawnione organy statutowe Spółdzielni. Uchwalane wysokości opłat za lokale mieszkalne wynikały z uchwalanych przez Radę Nadzorczą rocznych planów działalności gospodarczo-finansowej Spółdzielni. W latach 2009 – 2011 Spółdzielnia uzyskała nadwyżkę przychodów względem poniesionych kosztów w gospodarce zasobami mieszkaniowymi. Opłaty za używanie lokali użytkowych – jak wykazała analiza umów, o których mowa w protokole lustracji – Spółdzielnia ustaliła w sposób racjonalny.
11. Podejmowane i prowadzone były – w okresie objętym badaniem lustracyjnym – przez Zarząd i Radę Nadzorczą wspólne działania windykacyjne w stosunku do zadłużonych lokali mieszkalnych i użytkowych.
    Zarząd i Rada Nadzorcza Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” winny dalej kontynuować skuteczne działania windykacyjne w celu dalszego obniżania poziomu zadłużenia lokali mieszkalnych i użytkowych wykorzystując w tym zakresie wszystkie przewidziane prawem działania.
12. Potrzeby remontowe w Spółdzielni były ustalane na podstawie przeprowadzanych przez Administracje Osiedli przeglądów zasobów, zgłaszanych wniosków przez członków na posiedzeniach Rad Osiedli, Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli oraz na Walnym Zgromadzeniu odbytym w częściach.
    Administracje Osiedli przedkładały Radom Osiedli w 2009 r. i w 2010 r. oraz w 2011 r.
    Radom Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli do uchwalenia projekty planów remontowych w wymiarze rzeczowo-finansowym.
    Rada Nadzorcza uchwalała plany działalności gospodarczo-finansowej Spółdzielni na lata 2009, 2010 i 2011, w tym plany remontów dla poszczególnych Osiedli wynikające z planów uchwalonych przez Rady Osiedli na 2009 r. i na 2010 r. i przez Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli na 2011 r.
    Akumulowane środki finansowe na remonty, których podstawowym źródłem były odpisy na fundusz remontowy pozwalały Spółdzielni na ich wydatkowanie zgodnie z potrzebami remontowymi w ramach uchwalonymi w poszczególnych Osiedlach.
    Z analizy dokumentów wynika, iż w latach 2009 – 2011 największymi pozycjami wydatków remontowych były prace związane z dociepleniem ścian zewnętrznych budynków mieszkalnych.
    Spółdzielnia Mieszkaniowa „Czuby” w badanym okresie dociepliła ściany zewnętrzne budynków o łącznej powierzchni użytkowej 125 437 m2 i wydała na ten cel 16 348 071,59 zł.
    Ponadto wydatki remontowe poniesione przez Spółdzielnię dotyczyły remontu instalacji elektrycznej, gazowej i odgromowej, wymiany stolarki okiennej i drzwiowej, remontu i malowania klatek schodowych, remontu dachów, remontu jezdni i ciągów pieszo-jezdnych. Na dzień 31 grudnia 2011 r. Spółdzielnia Mieszkaniowa „Czuby” posiadała na funduszu remontowym kwotę 10 208 548,83 zł.
13. Pozyskiwanie obcych wykonawców robót remontowych i dostawców materiałów dokonywane było w Spółdzielni w trybie i na warunkach określonych w Regulaminie zamówień na roboty remontowo-budowlane.
    Jak wynika z dokumentów postępowanie przetargowe w Spółdzielni przeprowadzała Komisja przetargowa powołana przez Zarząd Spółdzielni.
    W oparciu o protokoły Komisji przetargowych z poszczególnych Osiedli, tj. Ruta, Łęgi i Błonie – o których mowa w protokole lustracji – Zarząd Spółdzielni zawierał umowy z wykonawcami na realizację robót remontowych.
    Z analizy dokumentów wynika, iż Zarząd Spółdzielni zawierał umowy, w których były zawarte postanowienia chroniące interesy Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby”.
    Do gospodarki remontowej lustratorzy nie wnieśli zastrzeżeń.
14. Prowadzona przez Spółdzielnię działalność inwestycyjna w latach 2009 – 2010 była przedmiotem przeprowadzonych lustracji częściowych i ich ocena była przedstawiona Zarządowi i Radzie Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby”.
    Obecną lustracją pełną objęto całość zagadnień dotyczących prowadzonej działalności inwestycyjnej w Spółdzielni za okres od 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2011 r.
    Z analizy dokumentów wynika, iż w 2011 roku nastąpiło rozliczenie budynku mieszkalnego przy ul. Dziewanny 14. Użytkownicy lokali mieszkalnych otrzymali rozliczenia obejmujące ostateczny koszt 1 m2 powierzchni użytkowej zajmowanych lokali.
    Cały proces inwestycyjny związany z przygotowaniem, realizacją i rozliczeniem budynku przy ul. Dziewanny 14 był zgodny z postanowieniami Statutu i uchwalonymi regulaminami w tym zakresie.
    Realizacja budynku mieszkalnego przy ul. Wiklinowej 2 oraz Zespołu garażowo-parkingowego przy ul. Filaretów 52 z przyczyn formalno-prawnych nie była prowadzona w 2011 roku. Spółdzielnia posiada dokumentację dotyczącą jedynie prac przygotowawczych w/w inwestycji.
15. Merytoryczna działalność społeczna i oświatowo-kulturalna była prowadzona w Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” na bazie 4 Domów Kultury.
    Lustracją niniejszą objęto pracę Domów Kultury działających w wybranych Osiedlach, tj. Dom Kultury „Ruta” z siedzibą przy ul. Różanej 8, Dom Kultury „Błonie” z siedzibą przy ul. Dragonów 2 i Dom Kultury „Łęgi” z siedzibą przy ul. Tatarakowej 28.
    Z analizy dokumentów wynika, iż w/w trzy Domy Kultury w latach objętych lustracją, tj. 2009 – 2011 prowadziły szeroką działalność obejmującą swoim zakresem zarówno stałe formy pracy jak również formy cykliczne.
    Prowadzone formy pracy przez Domy Kultury były co roku adresowane do wszystkich grup wiekowych, tj. dzieci, młodzieży i dorosłych.
    Prowadzona dokumentacja potwierdza, iż organizowane zajęcia stałe i cykliczne cieszyły się dużym zainteresowaniem zwłaszcza dzieci i osób w podeszłym wieku.
    Dobra była współpraca Domów Kultury z Administracjami Osiedli, z Radami Osiedli i z Radami Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli.
    Formy i metody prowadzonej w Domach Kultury: Ruta, Łęgi i Błonie – w badanym okresie – działalności społecznej i oświatowo-kulturalnej w ocenie lustracji uznaje się za bardzo dobre.
16. Spółdzielnia Mieszkaniowa „Czuby” posiada prawidłowe wewnętrzne unormowania prawne dotyczące rachunkowości, kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów.
    Za lata objęte lustracją sprawozdania finansowe Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” podlegały badaniu przez uprawniony do tej czynności podmiot a następnie były zatwierdzane przez Zebrania Przedstawicieli w 2009 r. i 2010 r. oraz przez Walne Zgromadzenie w częściach w 2011 r.
    Zatwierdzone sprawozdania finansowe były terminowo składane w Sądzie Rejestrowym i w Urzędzie Skarbowym oraz ogłaszane w Monitorze Spółdzielczym.

W badanym okresie Spółdzielnia prawidłowo gospodarowała środkami finansowymi będącymi w jej dyspozycji i na bieżąco regulowała zobowiązania wobec budżetu i kontrahentów.
W 2011 r. w stosunku do 2009 r. nastąpiło w Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” nastąpiło obniżenie sumy bilansowej o kwotę 48 552 042,29 zł głównie na skutek ustanawiania odrębnej własności lokali stosownie do postanowień znowelizowanej ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych z dnia 14 czerwca 2007 r., a także z tytułu bieżących odpisów umorzeniowych rzeczowego majątku trwałego.
Ogólna sytuacja finansowa Spółdzielni jest bardzo dobra.

Na podstawie ustaleń zawartych w protokole lustracji należy stwierdzić, iż działalność Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie w badanym okresie , tj. 2009 – 2011 była realizowana prawidłowo pod względem legalności, gospodarności i rzetelności.

Regionalny Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych w Lublinie działając na podstawie art. 93 § 1a ustawy Prawo spółdzielcze przekazuje Zarządowi i Radzie Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie poniższe wnioski polustracyjne wynikające z ustaleń lustracji zawartych w protokole:

1. Dokonać zmiany § 103 b Statutu, tak by kompetencje Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla nie ograniczały uprawnień organów Spółdzielni wymienionych w art. 35 § 1 ustawy Prawo Spółdzielcze.
2. Dokonać szczegółowej analizy osiąganych przychodów i ponoszonych kosztów na poszczególnych nieruchomościach, a następnie wnioski z tej analizy uwzględnić przy ustalaniu jednostkowych stawek opłat eksploatacyjnych.
3. Dokonać analizy a następnie rozliczenia wkładów zaliczkowych w zestawieniu z aktualnym członkostwem w Spółdzielni osób, których wkłady te dotyczą.

Związek Rewizyjny przypomina, iż stosownie do postawień § 25 ust. 5 Instrukcji w sprawie lustracji organizacji spółdzielczych uchwalonej przez Zgromadzenie Ogólne Krajowej Rady Spółdzielczej w dniu 1 lipca 2010 r. (Uchwała Nr 9/ 2010), Zarząd Spółdzielni jest obowiązany zamieścić w porządku obrad najbliższego Walnego Zgromadzenia informację o powyższym piśmie polustracyjnym.

Stosownie do art. 93 § 1b, § 2 i § 4 ustawy Prawo spółdzielcze, Zarząd Spółdzielni obowiązany jest corocznie przekazywać Związkowi Rewizyjnemu i Walnemu Zgromadzeniu informację o realizacji wniosków polustracyjnych. Ponadto na żądanie członka Spółdzielni, Zarząd jest obowiązany udostępnić mu do wglądu protokół lustracji, wnioski polustracyjne oraz informacje o ich realizacji.