WALNE ZGROMADZENIE 2019 SM „Czuby” – Materiał 08

List z lustracji ustawowej SM Czuby w Lublinie
z działalności za okres 1.01.2015 – 31.12.2017 r.

REGIONALNY ZWIĄZEK REWIZYJNY
SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWYCH W LUBLINIE
20-601 Lublin, ul. T. Zana 38 tel./fax 81- 525-91-49

W wyniku zwartej w dniu 3 września 2018 r. umowy Nr 21/2018 między Regionalnym Związkiem Rewizyjnym Spółdzielni Mieszkaniowych w Lublinie, a Spółdzielnią Mieszkaniową „Czuby” w Lublinie w dniach od 20 września 2018 r. do 31 grudnia 2018 r. została przeprowadzona przez Związek lustracja pełna obejmująca całokształt prowadzonej działalności przez Spółdzielnię za okres od 1 stycznia 2015 roku do 31 grudnia 2017 roku.
Lustracją Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie objęte zostały zagadnienia ujęte w protokole lustracji, a wynikające z postanowień Instrukcji w sprawie lustracji organizacji spółdzielczych uchwalonej przez Zgromadzenie Ogólne Krajowej Rady Spółdzielczej z dnia 1 lipca 2010 r., tj.:

1. Informacje wstępne dotyczące Spółdzielni oraz realizacja wniosków polustracyjnych z poprzedniej lustracji.
2. Podstawy prawne i organizacja Spółdzielni.
3. Organy samorządowe Spółdzielni, ich organizacja i działalność.
4. Struktura organizacyjna służb etatowych Spółdzielni i zasady wynagradzania.
5. Stan prawny gruntów będących we władaniu Spółdzielni.
6. Sprawy członkowskie i dyspozycje lokalami oraz realizacja ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych w zakresie odrębnej własności lokali.
7. Gospodarka zasobami mieszkaniowymi.
8. Gospodarka remontowa Spółdzielni.
9. Działalność inwestycyjna.
10. Działalność społeczna i oświatowo – kulturalna.
11. Rachunkowość, finanse oraz sprawozdawczość finansowa.
12. Informacje końcowe.

Ustalenia lustracji zawarte w protokole wynikają z faktów zawartych w dokumentach przedłożonych lustratorom oraz wyjaśnień złożonych przez Prezesa Zarządu, Zastępców Prezesa Zarządu, Kierowników Administracji Osiedli i pracowników Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby”.
Lustratorzy sporządzili protokół, który został bez zastrzeżeń podpisany przez Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w dniu 7 stycznia 2019 r.
Protokół lustracji wraz z niniejszą syntezą ustaleń lustracyjnych stanowi integralną całość.

Poprzednia lustracja pełna Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” została przeprowadzona w dniach od 20 lipca 2015 r. do 30 września 2015 r. przez lustratorów Regionalnego Związku Rewizyjnego Spółdzielni Mieszkaniowych w Lublinie i obejmowała okres jej działalności od 1 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2014 r.
W wyniku ustaleń lustracyjnych zostały przez lustratorów opracowane 2 wnioski polustracyjne, które zostały przekazane Zarządowi i Radzie Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby”. (Pismo Zarządu Związku L.dz. 107/2015 z dnia 23 października 2015 r.).

Jak wynika z dokumentów, Zarząd Spółdzielni na Walnym Zgromadzeniu odbytym w 21 częściach w okresie od 27 kwietnia do 31 maja 2016 r. zapoznał Członków z ustaleniami lustracji pełnej i wnioskami polustracyjnymi.
Walne Zgromadzenie przyjęło do realizacji wnioski polustracyjne.
Informacja o realizacji wniosków polustracyjnych stanowi Załącznik Nr 14 do protokołu lustracji.
Przeprowadzone w Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w latach 2015 – 2017 kontrole z zewnątrz nie wykazały żadnych uchybień.

Przeprowadzona obecnie lustracja pełna działalności Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” – jak wynika z treści protokołu – wykazała, co następuje:
1. W okresie objętym lustracją tj. w latach 2015 – 2017 obowiązywał w Spółdzielni Statut, który został w dniu 12 czerwca 2010 r. uchwalony przez Zebranie Przedstawicieli Członków, a następnie zarejestrowany przez Sąd Rejonowy Lublin – Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Krajowego Rejestru Sądowego postanowieniem z dnia 20 września 2010 r. i wpisany do KRS Spółdzielni Nr 0000082134 wraz z jednolitym jego tekstem.

W okresie objętym lustracją tj. w latach 2015 – 2017 w Statucie Spółdzielni dokonano zmian:

1. Walne Zgromadzenia obradujące w 21 częściach od 13 maja do 17 czerwca 2015 r. w podjętej Uchwale Nr 8/2015 dokonało zmian w Statucie.
2. Walne Zgromadzenie obradujące w 21 częściach od 27 kwietnia do 31 maja 2016 r. w podjętej Uchwale Nr 9/2016 dokonało zmian w Statucie.
3. Walne Zgromadzenie obradujące w 21 częściach od 26 kwietnia do 31 maja 2017 r. w podjętej Uchwale Nr 8/2017 dokonało zmian w Statucie.

Uchwalone zmiany w Statucie Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w 2015 r., w 2016 r. i w 2017 r. były w terminie zgłaszane przez Zarząd Spółdzielni do Krajowego Rejestru Sądowego i zostały wpisane do KRS Spółdzielni Nr 0000082134 w Dziale 1, w Rubryce 4, w pozycjach 9, 10 i 11.
Realizując postanowienia ustawy z dnia 20 lipca 2017 r. o zmianie ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz ustawy – Prawo spółdzielcze (Dz. U. z 2017 r. poz. 1596) – Zarząd Spółdzielni przygotował projekt zmian Statutu.

Walne Zgromadzenia odbyte w 21 częściach od 24 kwietnia do 29 maja 2018 r. uchwaliło zmiany Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie. Uchwalone zmiany Statutu wraz z jego jednolitym tekstem zostały postanowieniem Sądu Rejonowego Lublin – Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Krajowego Rejestru Sądowego z dnia 22 czerwca 2018 r. wpisane do KRS Spółdzielni Nr 0000082134 w Dziale 1, w Rubryce 4 w poz. 12. Został uchwalony jednolity tekst Statutu.

2. Regulaminy wewnętrzne obowiązujące w Spółdzielni zostały uchwalone i zatwierdzone przez statutowo uprawnione organy.
W okresie objętym lustracją tj. w latach 2015 – 2017, Rada Nadzorcza i Zarząd w oparciu o postanowienia obowiązujących ustaw spółdzielczych oraz postanowień Statutu dokonywały zmian w regulaminach istniejących dostosowując ich treść do potrzeb prowadzonej działalności przez Spółdzielnię.

3. Organy statutowe Spółdzielni, tj.:
– Walne Zgromadzenia w latach 2015-2017,
– Rada Nadzorcza i Zarząd w latach 2015-2017,
– Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli w latach 2015 – 2017
były zwoływane w terminie, podejmowały uchwały i decyzje zgodnie z regulaminami obrad organów oraz postanowieniami Statutu dotyczących w/w organów i nie wykraczały poza ich kompetencje.
Rada Nadzorcza – w okresie objętym lustracją – wykazywała dużą aktywność. Zgodnie z zakresem swoich kompetencji zajmowała się najistotniejszymi sprawami dotyczącymi działalności Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby”, a w szczególności sprawami ekonomicznymi oraz wypełnianiem funkcji kontrolno – nadzorczej.
Rada Nadzorcza w latach 2015 – 2017 odbyła 36 protokołowanych posiedzeń, na których podjęła łącznie 388 uchwał.
Podjęte przez Radę Nadzorczą uchwały były prawidłowe pod względem formalnym i merytorycznym, a ich realizacja przez Zarząd Spółdzielni była systematycznie kontrolowana przez Radę Nadzorczą.
W latach 2015 – 2017 aktywnie pracowało Prezydium Rady Nadzorczej i 3 Komisje Stałe, tj. Komisja Rewizyjna, Komisja Gospodarki Zasobami Mieszkaniowymi i Inwestycji oraz Komisja Społeczno – Samorządowa.

Zarząd Spółdzielni – w okresie objętym lustracją zajmował się sprawami, które nie były zastrzeżone do kompetencji innych organów oraz właściwie reprezentował Spółdzielnię na zewnątrz.
Lustracja nie wykazała nieprawidłowości czy uchybień w funkcjonowaniu Zarządu Spółdzielni. Zarząd Spółdzielni – w okresie objętym lustracją – odbył 158 posiedzeń, na których podjął łącznie 63 uchwały.
Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli – w badanym okresie – działały w oparciu o postanowienia Statutu Spółdzielni i Regulaminu oraz przyjętych na poszczególne lata planów pracy.
Lustracja nie wykazała nieprawidłowości w funkcjonowaniu badanych Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli tj. „Osiedla „Ruta” i Osiedla „Łęgi”.
Dokumentacja z prac organów statutowych Spółdzielni tj. Walnych Zgromadzeń Członków, Rady Nadzorczej, Zarządu i Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli była w latach 2015 – 2017 prowadzona właściwie i w sposób prawidłowy przedstawiała treść ich obrad i podjęte uchwały.

4. Obowiązująca w Spółdzielni struktura organizacyjna wraz z ilością 206,61 etatów na koniec 2017 r. zapewniała warunki właściwej realizacji zadań statutowych przez Spółdzielnię.
Postanowienia obowiązującego Regulaminu pracy, bhp i p.poż oraz Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy były zgodne z obowiązującymi przepisami, a także były przestrzegane w okresie objętym lustracją.
Dokumentacja osobowa pracowników zatrudnionych w Spółdzielni była prowadzona właściwie.

5. Stan prawny gruntów będących we władaniu Spółdzielni jest uregulowany.
Spółdzielnia w swoim władaniu na koniec 2017 r. posiadała ogółem 107,94 ha gruntów, które były w całości zabudowane, w tym:
prawo własności do 92,58 ha,
prawo wieczystego użytkowania do 15,36 ha,
Wraz z notarialnymi umowami odrębnej własności lokali Spółdzielnia Mieszkaniowa „Czuby” przekazała na rzecz wyodrębnionych właścicieli udziały procentowe w wyodrębnionej własności gruntów.

6. Sprawy członkowsko – mieszkaniowe były prowadzone i dokumentowane właściwie. Spółdzielnia posiadała w tym zakresie stosowne regulaminy i prowadziła w sposób prawidłowy przewidziane prawem rejestry członków.

7. Dotychczasowy proces związany z ustanawianiem odrębnej własności lokali w Spółdzielni – jak wynika z ustaleń zawartych w protokole – przebiegał zgodnie z postanowieniami ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych i Statutu.
Na dzień 31 grudnia 2017 r. w Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” było wyodrębnionych ogółem 5 993 lokale, w tym 5 688 lokali mieszkalnych, co stanowiło 50,44% ogółu lokali mieszkalnych.

8. W latach 2015 – 2017 gospodarka zasobami mieszkaniowymi była prowadzona w 6 organizacyjnie wydzielonych osiedlach i była prowadzona właściwie. Przeprowadzony w trakcie lustracji przegląd losowo wybranych Osiedli tj. Osiedla „Ruta” i Osiedla „Łęgi” wykazał, iż są one utrzymane w czystości i właściwym stanie estetyczno – porządkowym oraz technicznym.
Otoczenie wokół budynków, dojścia do klatek, ciągi pieszo – jezdne, parkingi i place zabaw w zakresie ładu i porządku są utrzymane w należytej czystości.
W pomieszczeniach ogólnego użytku (klatki schodowe, korytarze i piwnice), jak też na terenach wokół budynków utrzymany jest porządek i czystość.
W altanach śmietnikowych ustawiane są pojemniki do selektywnej zbiórki śmieci. Wokół altan śmietnikowych jest czysto.
Na tablicach na klatkach schodowych budynków mieszkalnych znajdują się niezbędne dla użytkowników lokali informacje i telefony do wykorzystania w sytuacjach awaryjnych.
Sprawdzona w trakcie lustracji dokumentacja techniczna i administracyjna budynków Spółdzielni – o których mowa w protokole lustracji – wykazała, iż:
1) przeglądy techniczne:
a) roczne:
– szczelności instalacji gazowej i przewodów wentylacyjnych,
– stanu technicznego budynków,
b) pięcioletnie:
– instalacji elektrycznej i piorunochronowej,
– sprawności technicznej i wartości użytkowej budynków mieszkalnych,
były wykonywane w Spółdzielni w zakresie i terminach zgodnie z wymogami art. 62 Prawa budowlanego przez osoby posiadające stosowne uprawnienia.
Książki obiektów budowlanych były prowadzone właściwie.
Wpisy były dokonywane przez osoby uprawnione i na bieżąco prowadzone zgodnie z postanowieniami art. 64 Prawa budowlanego.

9. Przeprowadzona analiza umów, jakie Spółdzielnia zawarła z firmami dostarczającymi media wykazała, iż umowy zostały zawarte prawidłowo i zapewniały należytą ochronę interesów Spółdzielni.

10. Analiza kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi – przeprowadzona w trakcie lustracji – wykazała, iż wzrost kosztów w okresie objętym lustracja jest na niewielkim poziomie.
Ustalone wysokości opłat eksploatacyjnych za lokale w latach 2015 – 2017 były prawidłowe i wynikały z uchwalonych przez Radę Nadzorczą planów gospodarczo – finansowych Spółdzielni na poszczególne lata.
Wprowadzone w latach 2015 – 2017 korekty planów gospodarczo – finansowych pozwoliły poprawić kondycję finansową Spółdzielni.
Uzyskana na eksploatacji w 2015 r., w 2016 r. i w 2017 r. nadwyżka przychodów względem poniesionych kosztów – zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych – zwiększyła przychody Spółdzielni w roku następnym.

11. W okresie objętym lustracją podejmowane i prowadzone były wspólne działania windykacyjne przez Zarząd i Radę Nadzorczą w stosunku do zadłużonych lokali mieszkalnych i lokali użytkowych.
Analiza dokumentów wskazuje, iż w latach 2015 – 2017 były prowadzone przez Zarząd i Radę Nadzorczą działania windykacyjne dostosowane do potrzeb Spółdzielni i były skuteczne.
W ocenie lustracji istnieje uzasadniona potrzeba kontynuowania w dalszym ciągu przez Spółdzielnię wszelkich dozwolonych prawem działań dla zwiększenia skuteczności windykacji tych należności.

12. Potrzeby remontowe Spółdzielnia ustalała na podstawie przeglądów stanu technicznego i infrastruktury technicznej zasobów w poszczególnych nieruchomościach oraz na podstawie wniosków zgłaszanych przez członków na Walnych Zgromadzeniach odbytych w częściach w latach 2015 – 2017 i Zebraniach Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli.
Bilanse potrzeb remontowych Spółdzielni były analizowane i zatwierdzane przez uprawnione organy statutowe.
Akumulowane środki finansowe pozwalały na ich wydatkowanie zgodnie z potrzebami w ramach zatwierdzonych przez Radę Nadzorczą planów remontowych z uwzględnieniem wpływów w poszczególnych nieruchomościach.
Z analizy dokumentów wynika, iż wydatki poniesione na remonty w Spółdzielni w latach 2015 – 2017 miały uzasadnienie potwierdzone uchwałami Rady Nadzorczej i Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli.
Największymi pozycjami wydatków na remonty w latach 2015 – 2017 były prace związane z remontami balkonów i tarasów, remonty elewacji budynków mieszkalnych oraz remonty chodników, opasek odwadniających, remonty schodów i podestów pod budynkami.

13. Wyłanianie zewnętrznych wykonawców robót remontowych dokonywane było w Spółdzielni z zachowaniem formy przetargowej. Przebiegi przetargów, wybór oferentów i szczegółowe określenie zakresów robót remontowych były w Spółdzielni udokumentowane prawidłowo zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
Zawarte przez Spółdzielnię w latach 2015 – 2017 umowy na realizacje robót remontowych – o których mowa w protokole lustracji – zawierały postanowienia zabezpieczające w pełni interesy Spółdzielni.

14. W okresie objętym lustracją Spółdzielnia Mieszkaniowa „Czuby” prowadziła działalność inwestycyjną w zakresie budowy zespołu garażowo – usługowego przy ul. Filaretów 52 w Lublinie składającego się z 45 boksów garażowych i 5 lokali użytkowych.
Na podstawie dokumentów – o których mowa w protokole lustracji – lustracja stwierdza, iż Spółdzielnia Mieszkaniowa „Czuby” budowę garaży i lokali użytkowych w zespole przy ul. Filaretów 52 prowadziła prawidłowo na etapie przygotowania, realizacji, zakończenia i rozliczenia robót z wykonawcą oraz z użytkownikami lokali. Wszystkie podjęte w tym zakresie unormowania wewnętrzne przez organy statutowe Spółdzielni były zgodne z przepisami ustaw spółdzielczych oraz z postanowieniami Statutu.

15. W Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w latach 2015 – 2017 działalność społeczna i oświatowo – kulturalna była prowadzona na bazie czterech Domów Kultury. Lustracją niniejszą objęto pracę Domu Kultury Ruta przy ul. Różanej 8 oraz Domu Kultury Łęgi przy ul. Tatarakowej 28.
Z analizy dokumentacji wynika, iż w/w Domy Kultury prowadziły szeroką działalność obejmująca swoim zakresem stałe formy pracy oraz formy cykliczne. Prowadzone formy pracy były co roku adresowane do wszystkich grup wiekowych tj. dzieci, młodzieży i dorosłych. Formy i metody prowadzonej działalności społecznej
i oświatowo – kulturalnej w Domu Kultury Ruta i w Domu Kultury Łęgi, a także współpraca z Radami Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli, Administracjami Osiedli, szkołami i placówkami kulturalnymi Lublina w ocenie lustracji uznaje się za dobre. Działalność tą lustracja ocenia pozytywnie.

16. Spółdzielnia Mieszkaniowa „Czuby” w latach 2015 – 2017 posiadała prawidłowe wewnętrzne unormowania prawne dotyczące rachunkowości, kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów.
Spółdzielnia podlegała obowiązkowi poddawania sprawozdań finansowych do badania przez uprawniony do tej czynności Podmiot.
Wyboru podmiotów, zgodnie z postanowieniami Statutu, dokonywała Rada Nadzorcza. Podmioty badające sprawozdania finansowe za poszczególne lata wydawały opinie o sprawozdaniach finansowych bez uwag.
Sprawozdania finansowe po uwzględnieniu opinii biegłych zostały zatwierdzone przez Walne Zgromadzenia w obowiązującym trybie i terminie, a następnie złożone do Urzędu Skarbowego oraz Sądu prowadzącego KRS.

17. W ramach przeprowadzonej lustracji zostały dodatkowo zbadane zagadnienia poruszone w pismach Ministra Inwestycji i Rozwoju z dnia 16 kwietnia i dnia 25 lipca 2018 r., które były skierowane do Spółdzielni.
Badanie lustracyjne wykazało zasadność stanowiska Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie zawartego w piśmie skierowanym do Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju z dnia 17 maja 2018 r., znak: FI/3960/655/2018. Lustracja nie stwierdziła naruszenia prawa, w tym przepisów dotyczących gromadzenia i dysponowania środkami finansowymi wpłaconymi jako zaliczka na poczet wkładu mieszkaniowego. Stanowisko Spółdzielni zawarte w piśmie z dnia 17 maja 2018 r. skierowane do Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju zostało załączone do protokołu lustracji.
Na podstawie opinii oraz w wyniku badania lustracyjnego zostały sformułowane następujące stwierdzenia:

1. Rachunkowość Spółdzielni prowadzona była zgodnie z przyjętymi do stosowania w Spółdzielni zasadami polityki rachunkowości zgodnej z postanowieniami ustawy o rachunkowości i ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych.
2. Sprawozdania finansowe sporządzane były na podstawie prowadzonych i zamkniętych na koniec roku ksiąg rachunkowych i rzetelnie odzwierciedlały stan majątkowy i finansowy Spółdzielni.
3. Spółdzielnia trafnie ustalała stawki opłat eksploatacyjnych zapewniających pokrycie ponoszonych kosztów z możliwością uzyskania dodatniego wyniku finansowego tak na działalności na GZM, jak również działalności poza GZM.
4. Ogólna sytuacja finansowa Spółdzielni w okresie objętym lustracją była bardzo dobra. Spółdzielnia w latach 2015 – 2017 prawidłowo gospodarowała środkami finansowymi będącymi w jej dyspozycji i na bieżąco regulowała zobowiązania wobec budżetu i kontrahentów oraz posiadała dobrą płynność finansową.

Z ustaleń lustracji zawartych w protokole wynika, iż działalność Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie w badanym okresie, tj. w latach 2015 – 2017 była realizowana prawidłowo pod względem legalności, gospodarności i rzetelności. Wobec powyższych faktów, Regionalny Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych w Lublinie nie formułuje wniosków polustracyjnych do przedstawienia przez Radę Nadzorczą najbliższemu Walnemu Zgromadzeniu Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie.
Związek Rewizyjny przypomina, iż stosownie do postawień § 25 ust. 5 Instrukcji w sprawie lustracji organizacji spółdzielczych uchwalonej przez Zgromadzenie Ogólne Krajowej Rady Spółdzielczej w dniu 1 lipca 2010 r. (Uchwała Nr 9/2010), Zarząd Spółdzielni jest obowiązany zamieścić w porządku obrad najbliższego Walnego Zgromadzenia informację o powyższym piśmie polustracyjnym.