Załącznik |
REGULAMIN
udzielania zamówień na roboty remontowo – budowlane, inwestycyjne, konserwacyjne
oraz usługi i dostawy przeprowadzane w zasobach SM „Czuby” finansowane ze środków spółdzielczych.
Rozdział I
PRZYGOTOWANIE POSTĘPOWANIA PRZETARGOWEGO
Udzielanie zamówień
§ 1
Zamówienia będą udzielone oferentom, którzy zostaną wybrani według zasad określonych w niniejszym Regulaminie.
§ 2
Zamówień udziela się w trybie:
- przetargu nieograniczonego;
- zapytania o cenę;
- zamówienia z wolnej ręki.
§ 3
Podstawowym trybem udzielania zamówień jest przetarg nieograniczony.
§ 4
Zamawiający może udzielić zamówienia w innym trybie niż przetarg nieograniczony wyłącznie na podstawie niniejszego Regulaminu.
§ 5
Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej.
Ogłoszenia
§ 6
Ogłoszenia o zamówieniach w trybie przetargu nieograniczonego zamieszcza się na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego i stronie internetowej Zamawiającego. Dopuszcza się również zamieszczenie ogłoszeń w prasie lokalnej.
§ 7
Ogłoszenie o zamówieniu winno zawierać:
- nazwę i adres Zamawiającego;
- tryb zamówienia;
- przedmiot zamówienia;
- określenie sposobu uzyskania SIWZ;
- miejsce i termin składania i otwierania ofert.
§ 8
Ogłoszenie może zawierać dodatkowo inne informacje ważne dla przeprowadzenia postępowania przetargowego.
Komisja Przetargowa.
§ 9
Członków Komisji Przetargowej powołuje Zarząd Spółdzielni.
§ 10
W skład Komisji Przetargowej winni wchodzić:
– Specjalista ds. Technicznych Zarządu,
– Kierownik Administracji Osiedla,
– Specjalista ds. Technicznych Administracji Osiedla,
– Przedstawiciel Pionu Finansowego
– Przedstawiciel Rady Nadzorczej lub Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla, której dotyczą prace objęte postępowaniem przetargowym.
§ 11
Komisja Przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do przeprowadzenia poszczególnych postępowań.
§ 12
Komisja Przetargowa jest zespołem pomocniczym dla Zarządu Spółdzielni powołanym do oceny spełnienia przez oferentów warunków udziału w postępowaniu przetargowym oraz do badania i oceny ofert.
§ 13
Po dokonaniu oceny Komisja przedstawia Zarządowi wnioski i propozycje odnośnie wyboru najkorzystniejszej oferty, wykluczenia Wykonawcy, odrzucenia oferty, unieważnienia przetargu lub przeprowadzenia negocjacji w formie protokołu.
§ 14
Komisja Przetargowa sporządza i podpisuje protokół z postępowania przetargowego zawierający:
- opis przedmiotu zamówienia;
- nazwy i adresy oferentów;
- cenę każdej z ofert;
- porównanie złożonych ofert;
- informację o spełnieniu warunków przez oferentów;
- uzasadnienie wykluczenia Oferenta, odrzucenia oferty, unieważnienia przetargu lub przeprowadzenia negocjacji;
- propozycję i uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty.
§ 15
Członkowie Komisji zobowiązani są do zachowania poufności odnośnie informacji uzyskanych w trakcie postępowania przetargowego.
§ 16
Członkowie Komisji podlegają wyłączeniu z udziału w pracach Komisji, jeżeli:
- ubiegają się o udzielenie zamówienia;
- ich małżonkowie oraz osoby będące w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa ubiegają się o udzielenie zamówienia;
- przed upływem trzech lat od wszczęcia postępowania przetargowego pozostawały w stosunku pracy, zależności lub dominacji z Oferentem ubiegającym się o zamówienie;
- pozostają z Oferentem w takim stosunku prawnym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości, co do ich bezstronności.
§ 17
Członkowie Komisji składają pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania pisemne oświadczenie o braku okoliczności, o których mowa w § 16.
Specyfikacja istotnych warunków zamówienia (SIWZ)
§ 18
- Zamawiający zobowiązany jest przygotować SIWZ, która winna zawierać wszystkie informacje o przedmiocie zamówienia i warunkach postępowania potrzebnych do sporządzenia oferty. SIWZ zatwierdzana jest przez Zarząd.
- SIWZ, jak również inne materiały przetargowe, oferenci mogą uzyskać w siedzibie Zamawiającego, za opłatą w wysokości ustalonej indywidualnie dla danego przetargu przez Zarząd, podanej w ogłoszeniu o przetargu.
- Oferent może zwrócić się pisemnie o wyjaśnienie SIWZ. Zamawiający zobowiązany jest w terminie trzech dni udzielić wyjaśnień , chyba że pismo o wyjaśnienie specyfikacji wpłynęło do Zamawiającego na mniej niż 7 dni przed terminem składania ofert.
- Zamawiający przesyła treść wyjaśnienia wszystkim oferentom , którzy pobrali SIWZ bez ujawniania źródła zapytania.
- W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert, zmodyfikować treść dokumentów zawartych w SIWZ. Dokonane w ten sposób uzupełnienie przekazuje się niezwłocznie pisemnie wszystkim oferentom i jest dla nich wiążące.
§ 19
- Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert w celu umożliwienia oferentom uwzględnienia w przygotowanych ofertach otrzymanych wyjaśnień lub uzupełnień dotyczących SIWZ.
- Przedłużenie terminu składania ofert dopuszczalne jest tylko przed jego upływem.
- O przedłużeniu terminu Zamawiający powiadamia w ciągu trzech dni każdego Oferenta, który pobrał SIWZ.
§ 20
- Specyfikacja istotnych warunków zamówienia winna zawierać:
1) nazwę i adres Zamawiającego;
2) tryb udzielania zamówienia;
3) opis przedmiotu zamówienia;
4) termin wykonania zamówienia;
5) wymagane gwarancje;
6) wskazane miejsca i termin składania i otwarcia ofert;
7) termin związania ofertą;
8) wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z oferentami;
9) projekt umowy;
10) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
11) wymagania dotyczące wadium;
12) opis sposobu przygotowania oferty;
13) informacje o oświadczeniach, dokumentach i załącznikach, jakie ma zawierać oferta dla potwierdzenia spełnienia warunków udziału w przetargu i ważności oferty;
14) opis kryteriów, którymi będzie kierował się Zamawiający przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów;
15) opis warunków udziału w przetargu oraz opis sposobu dokonania oceny spełnienia tych warunków. - Specyfikacja może zawierać jeszcze inne informacje ważne dla przeprowadzenia postępowania przetargowego.
- Oferent zobowiązany jest wykupić Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia w miejscu wskazanym w ogłoszeniu o przetargu.
§ 21
W SIWZ Zamawiający zamieszcza klauzulę o możliwości unieważnienia przetargu bez podania przyczyn.
§ 22
Dowodami potwierdzającymi wiarygodność techniczną i ekonomiczną Oferenta są:
- kwalifikacje zawodowe osób odpowiedzialnych za realizację robót ( np. uprawnienia budowlane wraz z zaświadczeniem o przynależności do Izby Inżynierów);
- referencje z ostatnich trzech lat zawierające termin i miejsce wykonania robót oraz stwierdzenie, że roboty te zostały wykonane zgodnie z umową – w ilości przewyższającej wielkość zamówienia;
- inne, szczególnie istotne dla danego przedmiotu zamówienia, określone w ogłoszeniu lub SIWZ;
- zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami podatkowymi i składkami na ubezpieczenia społeczne;
- aktualny dokument dopuszczający Oferenta do obrotu prawnego w zakresie objętym zamówieniem /odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie w CEIDG w formie dokumentu elektronicznego lub wydruku ze strony internetowej CEIDG/.
Przygotowanie zamówienia, składanie ofert
§ 23
- Zamawiający ogłasza przetarg, posiadając niezbędną dokumentację określającą przedmiot zamówienia i jego wartość.
- Zamawiający może również ogłosić przetarg, gdy nie posiada dokumentacji, ale określi szczegółowo parametry technologiczne, techniczne, jakościowe, zakres robót i ich wartość.
- Przedmiot zamówienia określa się za pomocą obiektywnych cech technicznych i jakościowych przy przestrzeganiu polskich norm lub klasyfikacji a w odniesieniu do robót budowlanych (realizowanych na podstawie decyzji o pozwoleniu na budowę) dokumentacji projektowej.
§ 24
- Oferty należy składać w terminie i miejscu określonym w SIWZ.
- Treść oferty i jej forma określona przez Zamawiającego w SIWZ powinna być zachowana przez Oferenta.
- Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, którą należy opisać nazwą Oferenta oraz tytułem postępowania, którego dotyczy.
- Oferty należy składać zgodnie z treścią ogłoszenia – podlegają one obowiązkowej rejestracji w dzienniku korespondencji Zamawiającego.
- Złożone oferty do chwili ich otwarcia w dniu przetargu winny być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich.
- Oferent może przed wyznaczonym terminem składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
- Złożone oferty nie podlegają zwrotowi bez względu na wynik przetargu.
- Oferty złożone po ustalonym terminie zostaną zwrócone oferentom bez otwierania.
- Wycofanie oferty przed terminem składania ofert nie powoduje utraty wadium.
- Każdy Oferent może złożyć jedną ofertę.
- Zamawiający może dopuścić możliwość złożenia oferty częściowej, jeżeli przedmiot zamówienia jest podzielny.
§ 25
Oferent jest związany ofertą 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się od daty rozstrzygnięcia przetargu.
Wadium i zabezpieczenie należytego wykonania umowy
§ 26
- Oferent przystępujący do przetargu jest zobowiązany wnieść wadium w wysokości określonej w SIWZ.
- Wadium może być wniesione w następujących formach:
a) pieniądzu.
b) poręczeniach bankowych.
c) gwarancjach bankowych.
d) gwarancjach ubezpieczeniowych.
§ 27
- Zamawiający zwraca wadium w terminie do 7 dni, jeżeli:
1) upłynął termin związania ofertą;
2) zawarto umowę i wniesiono kaucję gwarancyjną;
3) przetarg został unieważniony;
4) Oferent wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert;
5) Oferent został wykluczony z postępowania;
6) oferta Oferenta została odrzucona. - Zamawiający zwraca wadium bez odsetek, a koszty prowizji bankowych ponosi Oferent.
§ 28
Oferent, którego oferta została wybrana traci wadium na rzecz Zamawiającego w przypadku, gdy:
- odmówił podpisania umowy na warunkach określonych przez Zamawiającego;
- odmówił wniesienia kaucji gwarancyjnej;
- zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Oferenta;
- przedstawił w swojej ofercie nieprawdziwe dane.
§ 29
Utrata wadium następuje również w przypadku wycofania oferty po terminie składania ofert.
§ 30
- Oferent, którego oferta zostanie wybrana zobowiązany jest podpisać umowę z Zamawiającym w terminie do 14 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o wyborze oferty.
- Oferent przed podpisaniem umowy zobowiązany jest wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy . Wysokość zabezpieczenia określona będzie w SIWZ.
- Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wnoszone w formach określonych w § 26 niniejszego regulaminu.
- Wadium wniesione w pieniądzu przez Oferenta, którego oferta została wybrana, może być zaliczone przez Zamawiającego na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
- Zamawiający zwraca zabezpieczenie należytego wykonania umowy wniesione w pieniądzu wg wartości nominalnej bez odsetek na rachunek Wykonawcy w terminie i na warunkach określonych w umowie.
Rozdział II
PRZEPROWADZENIE POSTĘPOWANIA PRZETARGOWEGO
Postępowanie przetargowe
§ 31
W przetargu mogą brać udział oferenci, którzy:
- posiadają zarejestrowaną działalność gospodarczą, której zakres odpowiada przedmiotowi zamówienia;
- posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności niezbędnych do wykonania zamówienia;
- posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
- znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
- nie podlegają wykluczeniu z postępowania przetargowego.
§ 32
- Z ubiegania się o udzielenie zamówienia wyklucza się oferentów:
1) którzy w ciągu ostatnich pięciu lat wyrządzili szkodę Zamawiającemu, nie wykonując zamówienia, lub wykonując go wadliwie.
2) w stosunku do których wszczęto postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe;
3) którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik przetargu;
4) którzy nie spełniają warunków udziału w przetargu zgodnie z § 31 pkt.1- 4. - Ofertę wykluczonego Oferenta uznaje się za odrzuconą.
§ 33
Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:
- oferta nie spełnia warunków niniejszego Regulaminu;
- oferta nie spełnia przynajmniej jednego z warunków wymagań SIWZ lub zaproszenia do składania ofert;
- jest nieczytelna;
- została złożona przez Oferenta wykluczonego z przetargu lub niezaproszonego do składania ofert;
- Oferent nie zgadza się na poprawienie oczywistej omyłki w tekście oferty;
- Oferent nie udzieli żądanego przez Spółdzielnie wyjaśnienia dotyczącego złożonej oferty w wyznaczonym terminie;
- Oferent nie wykupił SIWZ.
§ 34
Oferentowi nie przysługuje żadne roszczenie z tytułu odrzucenia oferty.
§ 35
O odrzuceniu oferty Zamawiający informuje Oferenta, którego ofertę odrzucił nie później niż w ciągu 7 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu.
§ 36
Postępowanie przetargowe unieważnia się, jeżeli:
- nie złożono żadnej oferty;
- nie złożono żadnej ważnej oferty;
- wszyscy oferenci zostali wykluczeni lub wszystkie oferty zostały odrzucone;
- cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający przeznaczył na finansowanie zamówienia;
- wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania przetargowego lub wykonania przedmiotu zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
- postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia przetargowego.
§ 37
- Oferentowi nie przysługuje żadne roszczenie z tytułu unieważnienia przetargu oraz z tytułu odstąpienia od przetargu przez Zamawiającego.
- Zamawiający informuje oferentów o unieważnieniu przetargu. Przedmiotowa informacja nie wymaga uzasadnienia.
§ 38
Zamawiający przechowuje wszystkie oferty, które zostały złożone w trakcie przeprowadzania przetargu oraz dokumentację przeprowadzenia przetargu przez okres co najmniej 3 lat od zakończenia postępowania. Przez zakończenie postępowania rozumie się datę zatwierdzenia przez Zarząd protokołu Komisji Przetargowej.
Ocena ofert. Wybór Oferenta.
§ 39
- Podstawowym warunkiem i kryterium oceny ofert jest cena przedmiotu zamówienia.
- Kryteria i warunki oceny nie podlegają zmianie w toku danego postępowania przetargowego.
§ 40
- W miejscu i terminie podanym w ogłoszeniu o przetargu odbywa się otwarcie ofert /część jawna/, z którego sporządza się protokół. Oferenci mogą być obecni w trakcie jawnej części przetargu.
- W części jawnej przetargu czynności Komisji Przetargowej obejmują:
1) stwierdzenie nienaruszalności kopert z ofertami;
2) otwarcie kopert z ofertami;
3) odczytanie ofert i podanie do wiadomości z każdej z nich jedynie nazwy i adresu Oferenta oraz wysokości oferowanej ceny. - Komisja przetargowa może zwrócić się do oferentów, których oferty otwarto z żądaniem wyjaśnienia treści złożonej oferty.
- Komisja przetargowa może wezwać oferentów, którzy w odpowiednim terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub którzy złożyli dokumenty zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie.
- W części niejawnej przetargu czynności Komisji Przetargowej obejmują:
1) sprawdzenie zgodności ofert z podanymi warunkami i wymogami zawartymi w SIWZ;
2) przeprowadzenie analizy złożonych ofert i wybranie najkorzystniejszej oferty z uwzględnieniem kryteriów podanych w SIWZ;
3) sporządzenie protokołu ze swojej działalności i jego podpisanie;
4) wpisanie do protokółu ewentualnych zastrzeżeń członków Komisji.
§ 41
Jeżeli zostały złożone ważne oferty:
- zawierające taką samą cenę,
- zawierające zbliżoną cenę (do 2% ceny oferty najtańszej),
- w których cena najkorzystniejszej oferty przekracza zaplanowane lub będące w dyspozycji środki finansowe na przedmiot zamówienia – dopuszcza się aby Komisja przetargowa złożyła uzasadniony wniosek o przeprowadzenie negocjacji przez Zamawiającego w celu wyboru oferenta.
Ostateczną decyzję o przeprowadzeniu negocjacji podejmie Zamawiający.
§ 42
W przypadku odstąpienia od zawarcia umowy przez wybranego w przetargu Oferenta lub zerwania umowy przez Oferenta może być zawarta umowa z Oferentem, którego oferta była najkorzystniejszą z pozostałych ważnych ofert złożonych w przetargu.
§ 43
- O wyniku przetargu Zamawiający zawiadamia oferentów.
- Zamawiający zawiadamia Oferenta o wyborze jego oferty oraz o terminie i warunkach zawarcia umowy.
Rozdział III
TRYBY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ
Przetarg nieograniczony
§ 44
Przetarg nieograniczony jest podstawowym trybem udzielania zamówień.
- W przetargu nieograniczonym mogą brać udział wszyscy zainteresowani oferenci, którzy spełniają wymagania niniejszego Regulaminu oraz SIWZ.
- Minimalny termin składania ofert w przetargu nieograniczonym wynosi 14 dni.
- Przetarg jest ważny, jeżeli Komisja Przetargowa stwierdzi, iż wpłynęła co najmniej jedna ważna oferta spełniająca wymagania SIWZ i nie podlegająca odrzuceniu oraz gdy postępowanie przetargowe nie zostało unieważnione.
- Niedopuszczalne jest prowadzenie negocjacji między Zamawiającym a Oferentem, dotyczących złożonej oferty oraz dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w treści oferty, w tym zwłaszcza zmiany ceny, z wyjątkiem sytuacji określonych w § 40 ust 3 i 4, oraz §41.
Zapytania o cenę
§ 45
- Zapytanie o cenę to tryb zamówienia, w którym Zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie oferentów i zaprasza ich do składania ofert.
- Tryb przetargu w formie zapytania o cenę może być zastosowany, gdy zachodzi jedna z następujących okoliczności:
1) wartość przedmiotu zamówienia usług i robót budowlanych, oraz konserwacyjnych nie przekracza kwoty 100.000 zł;
2) przeprowadzone postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego zostało
unieważnione, nie wpłynęła żadna oferta lub wszystkie oferty zostały odrzucone. - Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania o cenę, zapraszając do składania ofert taką liczbę oferentów, (nie mniej niż 4), która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty
- Zaproszenie do składania ofert zawiera, co najmniej:
1) określenie i opis przedmiotu zamówienia;
2) termin wykonania zamówienia;
3) wskazanie miejsca i terminu składania ofert;
4) projekt umowy;
5) wymagania dotyczące kaucji gwarancyjnej;
6) wymagania dotyczące gwarancji;
7) informacje o oświadczeniach i dokumentach, jakie ma zawierać oferta dla potwierdzenia spełnienia warunków udziału w przetargu i ważności oferty. - W trybie zapytania o cenę niewymagane jest wadium.
- Oferent może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. Nie prowadzi się żadnych negocjacji w sprawie ceny, z wyjątkiem sytuacji określonej w § 40 ust. 3 i 4 oraz w § 41.
- Zapytanie o cenę jest trybem, w którym Zamawiający przy wyborze ofert kieruje się tylko ceną.
Zamówienie z wolnej ręki
§ 46
- Zamówienie z wolnej ręki, to tryb udzielania zamówienia, w którym Zamawiający udziela zamówienia tylko jednemu Wykonawcy.
- Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki tylko wtedy, gdy zachodzi jedna z następujących okoliczności:
1) ze względu na wyjątkową sytuację nie wynikającą z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia;
2) z przyczyn technicznych lub ze względu na szczególny rodzaj robót budowlanych, dostaw lub usług, mogą być one wykonane tylko przez jednego Oferenta;
3) udziela się temu samemu Wykonawcy zamówień dodatkowych, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji, których nie można było wcześniej przewidzieć, oraz gdy z przyczyn technicznych lub gospodarczych zamówienia dodatkowego nie można oddzielić od zamówienia objętego przetargiem.
4) zawierana jest umowa na przeprowadzenie badań, opinii technicznych, ekspertyz, standardowych projektów lub dokumentacji;
5) przeprowadzone kolejno postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego i zapytania o cenę nie przyniosły rozstrzygnięcia i wyboru Wykonawcy;
6) zlecane jest wykonanie usług, prac konserwacyjnych lub prac remontowych o wartości do 20.000 zł.
Rozdział IV
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 47
- Wszyscy pracownicy SM Czuby uczestniczący w przygotowaniu i sporządzaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), kosztorysów, obmiarów itp., zobowiązani są do zachowania poufności posiadanych informacji.
- Uczestnicy postępowania nie mogą ujawnić informacji dotyczących przetargu lub, których ujawnienie narusza interesy handlowe stron oraz zasady uczciwej konkurencji.
- W przypadku, gdy przedmiotem zamówienia są twórcze prace projektowe, wybór najkorzystniejszej oferty może być poprzedzony konkursem.
§ 48
Przetargi są organizowane centralnie i odbywają się w siedzibie Zarządu Spółdzielni jeżeli dotyczą prac wykonywanych na więcej niż jednym osiedlu. Jeżeli dotyczą tylko jednego osiedla odbywają się w Administracji danego osiedla.
§ 49
- Regulamin nie przewiduje rozpatrywania protestów i odwołań oferentów.
- Zamawiający może unieważnić przetarg bez podania przyczyn.
Sekretarz Grażyna Kasprzak |
Przewodniczący Alicja Stadnicka |