Protokół Nr 10/2020 z dnia 30.10.2020 r.

Protokół NR 10/2020
z posiedzenia Rady Nadzorczej
SM „Czuby” w Lublinie odbytego
w dniu 30.10.2020 r.

Lista członków Rady Nadzorczej biorących udział w indywidualnym zbieraniu głosów:

Przewodniczył Rady – Andrzej Turski
Zastępcy przewodniczącego – Jerzy Kaczmarski, Zbigniew Gontarz
Sekretarz – Danuta Przybyś – Ziemba

Członkowie:
Edward Dudek, Ewa Kosiak, Grażyna Kasprzak, Elżbieta Janiak, Urszula Koszałka, Agnieszka Kulikowska, Tomasz Buda, Bogumiła Baran,Waldemar Żak, Marta Brożyna, Dariusz Jaremek, Krzysztof Piekniak, Grażyna Stadnik, Jan Morawski, Stanisław Tanikowski, Zbigniew Ławniczak, Elżbieta Szabała.

Ad. 1.
W związku z nadal obowiązującymi przepisami nakazującymi radykalne ograniczenia kontaktów, Prezydium RN postanowiło, że najbliższe posiedzenie Rady Nadzorczej odbędzie się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Ad. 2
Prezydium RN po dyskusji i przeanalizowaniu przedłożonych dokumentów oraz wyników głosowania Komisji Rewizyjnej z dnia 23 września 2020 ustaliło datę posiedzenia plenarnego rady na 30 października 2020 r. z następującym porządkiem obrad:

1. Podjęcie uchwał w sprawie:
   a) uchylenia uchwały Nr 14 / 31/2020 Rady Nadzorczej z dnia 24 sierpnia 2020 r. w sprawie rozpatrzenie odwołania członka Spółdzielni od uchwały nr 9/2020 Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla „Widok ” SM „Czuby z dnia 20 lipca 2020 r. w sprawie przeprowadzenia referendum wśród mieszkańców ul. Bursztynowej 37 na temat funkcjonowania placu zabaw
   b) wyrażenia zgody na zakupu systemów komputerowych wspomagającego zarządzanie spółdzielnią.
2. Premia dla członków Zarządu za III kwartał 2020 r..
3. Przyjęcie protokołu z posiedzenia z dnia 29.09.2020 r.
4. Sprawy wniesione.

Prezydium rady zapoznało się z materiałami do realizacji porządku obrad posiedzenia w dniu 30.10.2020 r. , zatwierdziło wzór karty do głosowania i ustaliło, że głosowania zostaną przeprowadzone w sprawach wskazanych w porządki obrad RN w pkt 1a.2 i 3.

Prezydium RN postanowiło aby w punkcie 1b nie przeprowadzać głosowania nad przedstawionym projektem uchwały. Przedstawiony projekt i konkluzje z dyskusji z posiedzenia prezydium umieścić jako materiał informacyjny. Temat zakupu i wdrożenia programów komputerowych przedłożyć na kolejne posiedzenie.

Uchwała Nr ……/ …..2020
Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie
z dnia …….10.2020 r.

w sprawie: wyrażenia zgody na zakup i wdrożenie programów komputerowych wspomagających zarzadzanie spółdzielnią

Rada Nadzorcza Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie, działając w oparciu o § 87 ust. 1 Statutu Spółdzielni uchwala, co następuje:

§ 1

Wyraża zgodę na zakup i wdrożenie programów komputerowych:
a) Systemu Korespondencji Seryjnej
b) Zintegrowanego Systemu Informacyjnego Wspomagającego Zarządzanie Spółdzielnią
zgodnie z trybem określonym w Regulaminie udzielania zamówień na roboty remontowe, inwestycyjne, konserwacyjne oraz usługi i dostawy przeprowadzane w zasobach SM „Czuby” finansowane ze środków spółdzielczych , zatwierdzonym uchwała RN nr 2/14/2019 z dnia 26.02.2019 r.

§ 2

Uchwałę wchodzi w życie z dniem podjęcia i podlega publikacji zgodnie z § 89 ust. 3 Statutu Spółdzielni.

Uzasadnienie

Zakup i wdrożenie Systemu Korespondencji Seryjnej w Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie umożliwi:

1. Wysyłanie wiadomości e-mail oraz wiadomości SMS do klientów lub pracowników spółdzielni wskazanych przez użytkownika.
2. Tworzenie szablonów wiadomości, w celu późniejszego ich wykorzystania przy redagowaniu wysyłanych wiadomości.
3. Personalizowanie wysyłanych wiadomości poprzez wplatanie w ich treść oraz temat informacji właściwych wyłącznie dla konkretnego odbiorcy.
4. Dołączanie do wysyłanych wiadomości załączników o dowolnym formacie.
5. Redagowanie, a następnie indywidualne lub grupowe wysyłanie wiadomości do odbiorców, których dane przechowywane są w Bazie Klienta.
6. Zapamiętywanie w centralnym archiwum wszystkich wysłanych wiadomości z możliwością ich późniejszej analizy.
7. Rejestrowanie wysyłanych wiadomości w module Registratura.
8. Grupowe podpisywanie cyfrowe dokumentów elektronicznych, przygotowanych w ZSI, takich jak faktury, wezwania do zapłaty, noty odsetkowe i inne, z wykorzystaniem osobistego certyfikatu użytkownika, przed ich wysłaniem do odbiorców. Funkcjonalność ta dostępna jest pod warunkiem posiadania karty kryptograficznej, czytnika kart kryptograficznych oraz ważnego certyfikatu kwalifikowanego.
9. Grupowe wysyłanie dokumentów elektronicznych przygotowanych w ZSI (w formacie pdf), jako załączników do wiadomości, bez konieczności ich wcześniejszego drukowania.
10. Umożliwi pełną kontrolę nad procesem wysyłania dokumentów drogą elektroniczną. Oddzielenie procesu ich tworzenia i drukowania od procesu ich wysyłania do odbiorców końcowych.
11. Powiadamianie użytkowników modułu Zarządzania Obiegiem Informacji o zadaniach, które oczekują na reakcję z ich strony.’

Zakupu i wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informacyjnego Wspomagającego Zarządzanie Spółdzielnią Mieszkaniową Czuby umożliwi:

1. Definiowanie dowolnej analizy, w tym finansowej.
2. Zaprezentowanie wyniku dla wskazanego adresu w sposób graficzny.
3. Wysyłanie drogą elektroniczną obowiązkowego rocznego sprawozdania finansowego do KRS oraz pobieranie UPO – w pełnym wymaganym zakresie.
4. Stworzenie centralnego modułu systemu FK zbierającego i analizującego dokumenty księgowe całej spółdzielni.
5. Bieżące śledzenie rozrachunków kosztów i wyników.
6. Zdefiniowanie szablonów dekretacyjnych, rozdzielników, kalkulacje.
7. Obsługę rejestrów VAT.
8. Wgląd w poszczególne rozliczenia i historię danych klienta.
9. Bieżącą kontrolę stanu rozrachunków.
10. Automatyczne kojarzenie rachunków i zapłat oraz obsługę korespondencji.
11. Zarządzanie kartoteką windykacyjną.
12. Naliczanie opłat eksploatacyjnych.
13. Ewidencję liczników indywidualnych wszystkich typów na poziomie lokalu.
14. Rozliczenie indywidualnych liczników według dowolnie definiowanych okresów i konfiguracji.
15. Wspomogą pracę kasy.
16. Wspomogą pracę osób wystawiających dokumenty sprzedaży.
17. Dadzą możliwość udostępniania przez podatników ksiąg podatkowych organom kontrolnym tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego ( JPK).

Prezydium sformułowało oczekiwania dotyczące przygotowywanej dokumentacji:
– w uzasadnieniu zakupu należy udokumentować korzyści i oszczędności wynikające z planowanego zakupu systemu komputerowego wspomagającego zarządzanie spółdzielnią,
– w treści uchwały o zakupie należy zamieścić informację o szacunkowych kosztach planowanego zakupu i obsługi systemu komputerowego,
– w treści uchwały należy wskazać konkretną procedurę zakupu zgodną z Regulaminem udzielania zamówień na roboty remontowe, inwestycyjne, konserwacyjne oraz usługi i dostawy przeprowadzane w zasobach SM „Czuby” finansowane ze środków spółdzielczych,
– w uzasadnieniu należy wskazać źródło finansowania zakupu i równolegle z projektem uchwały o zakupie i wdrożeniu przestawić projekt uchwały w sprawie korekty planu finansowego na rok 2021.

Prezydium RN upoważniło Sekretarza RN Pani Danuty Przybyś – Ziemby, Przewodniczącego RN Andrzeja Turskiego oraz Przewodniczącego Komisji Kulturalno- Oświatowej Waldemara Żaka do przeprowadzenia czynności skrutacyjnych dotyczących głosowań przeprowadzonych przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość nad sprawami ujętymi w porządku obrad posiedzenia plenarnego rady z dnia 30 października 2020 r.

Komisja skrutacyjna w ustalonym składzie dokonała przeliczenia oddanych w dniu 30.10.2020 r. głosów i stwierdziła,ż e na 21 członków rady uprawnionych do głosowania przeprowadzonego w trybie indywidualnego zbierania głosów , w głosowaniu udział wzięło 21 członków.

1) W głosowaniu w sprawie uchylenia uchwały Nr 14 / 31/2020 Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie z dnia 24 sierpnia 2020 r. w sprawie: rozpatrzenie odwołania członka Spółdzielni od uchwały nr 9/2020 Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla „Widok ” SM „Czuby z dnia 20 lipca 2020 r. w sprawie przeprowadzenia referendum wśród mieszkańców ul. Bursztynowej 37 na temat funkcjonowania placu zabaw .- oddano 21 głosów w tym:

– za uchyleniem uchwały – 16 głosów,
– przeciw uchyleniu – 1 głos
– wstrzymało się od głosowania – 4 głosy

2) W głosowaniu w sprawie przyznanie premii za III kwartał 2020 r prezesowi Zarządu Ryszardowi Burskiemu w wysokości 10 % wynagrodzenia wypłacanego kwartalnie – oddano 21 głosów w tym:

– za przyznaniem – 12 głosów
– przeciw przyznaniu – 6 głosów
– wstrzymuję się od głosu – 3 głosy

3) W głosowaniu w sprawie przyznanie premii za III kwartał 2020 r. zastępcy prezesa ds. eksploatacji Bożenie Zielińskiej w wysokości 10 % wynagrodzenia wypłacanego kwartalnie – oddano 21 głosów w tym:

– za przyznaniem – 12 głosów
– przeciw przyznaniu – 6 głosów
– wstrzymuję się od głosu – 3 głosy

3) W głosowaniu w sprawie przyznanie premii za III kwartał 2020 r. zastępcy prezesa ds. finansowych Adamowi Ziółkowi w wysokości 10 % wynagrodzenia wypłacanego kwartalnie – oddano 21 głosów w tym:

– za przyznaniem – 12 głosów
– przeciw przyznaniu – 6 głosów
– wstrzymuję się od głosu – 3 głosy

4) W głosowaniu w sprawie: przyjęcia protokołu z posiedzenia Rady Nadzorczej z dnia 29.09.2020 r. – oddano 21 głosów w tym:

– za przyjęciem – 19 głosów
– przeciw przyjęciu – 2 głosy
– wstrzymuję się od głosu – 0 głosów

Ad. 1

Rada Nadzorcza po ponownym przeanalizowaniu materiałów rozpatrywanych w związku z zaskarżeniem uchwały nr 9/2020 Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla „Widok ” z dnia 20 lipca 2020 r. w sprawie przeprowadzenia referendum wśród mieszkańców ul. Bursztynowej 37 na temat funkcjonowania placu zabaw, tj.
– odwołania przedstawiciela nieruchomości Bursztynowa 37 od uchwały Nr 9 / 2020 Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla Widok z dnia 20.07.2020 r.,
– uchwały Nr 14 / 31/2020 z dnia 24 sierpnia 2020 r. w sprawie: rozpatrzenie odwołania członka Spółdzielni od uchwały nr 9/2020 Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla „Widok z dnia 20 lipca 2020 r. w sprawie przeprowadzenia referendum wśród mieszkańców ul. Bursztynowej 37 na temat funkcjonowania placu zabaw – utrzymującą w mocy uchwałę nr 9/2020 Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla „Widok ” z dnia 20 lipca 2020 r. ,
– podjętych przez Radę Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla Widok uchwał uchwały Nr 12 / 2020 z dnia 31.08. 2020 r. w sprawie przeprowadzenia referendum wśród mieszkańców ul. Bursztynowej 37 na temat funkcjonowania placu zabaw oraz
– uchwały Nr 13 / 2020 z dnia 31.08.2020 r. w sprawie uchylenia uchwały RPNO „Widok” nr 9/2020 z dnia 20.07.2020 r.. w sprawie przeprowadzenia referendum wśród mieszkańców ul. Bursztynowej 37 na temat funkcjonowania placu zabaw

uznała, że uchwała Rady Nadzorczej nr 14/31/2020 z dnia 24 sierpnia 2020 r. stała się bezprzedmiotowa.

Rada Nadzorcza większością głosów – 16 za, przy 1 głosie przeciwnym i 4 wstrzymujących się od głosowania podjęła uchwałę następującej treści:

Uchwała Nr 16/37/2020
Rady Nadzorczej
Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie
z dnia 30 października 2020 r.

w sprawie uchylenia uchwały Rady Nadzorczej Nr 14 / 31/2020 z dnia 24 sierpnia 2020 r. w sprawie rozpatrzenie odwołania członka Spółdzielni od uchwały nr 9/2020 Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla „Widok ” SM „Czuby z dnia 20 lipca 2020 r. w sprawie przeprowadzenia referendum wśród mieszkańców ul. Bursztynowej 37 na temat funkcjonowania placu zabaw.

Rada Nadzorcza działając na podstawie § 87 ust. 1 pkt 33 Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie, w związku z uchyleniem przez Radę Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla Widok uchwały nr 9/2020 z dnia 20.07.2020 r. w sprawie przeprowadzenia referendum wśród mieszkańców ul. Bursztynowej 37 na temat funkcjonowania placu zabaw –  uchwałą Nr 13 / 2020 z dnia 31.08.2020 r. w sprawie uchylenia uchwały RPNO Widok nr 9/2020 z dnia 20.07.2020 r. w  sprawie przeprowadzenia referendum wśród mieszkańców ul. Bursztynowej 37 na temat funkcjonowania placu zabaw  postanawia:

§ 1

Uchylić uchwałę Rady Nadzorczej Nr 14 / 31/2020 z dnia 24 sierpnia 2020 r. w sprawie rozpatrzenie odwołania członka Spółdzielni od uchwały nr 9/2020 Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla Widok  SM  Czuby z dnia 20 lipca 2020 r. w sprawie przeprowadzenia referendum wśród mieszkańców ul. Bursztynowej 37 na temat funkcjonowania placu zabaw.

§ 2

Uchwałę wchodzi w życie z dniem podjęcia i podlega publikacji zgodnie z § 89 ust. 3 Statutu Spółdzielni.

Do Ad. 2
Premia dla członków Zarządu za III kwartał 2020 r.

Prezydium RN biorąc pod uwagę wyniki głosowania przeprowadzonego na posiedzeniu w dniu 29.09.2020 r. w sprawie przyjęcia analizy działalności gospodarczo finansowej za I półrocze 2020 r., ustalenia zawarte w opinii prawnej przedstawionej przez zespól prawny SM Czuby dot.; procedowania RN w sprawie przyznawania członkom Zarządu premii na posiedzeniach przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, oraz oceniając działania Zarządu w III kwartale 2020 r. tj.
– przygotowanie we współpracy z RPNO wniosków do Budżetu Obywatelskiego 2021 r.,
– właściwy nadzór nad realizacją harmonogramu zaplanowanych na 2020 r. prac remontowych i konserwacyjnych w osiedlach,
– prowadzenie prawidłowej polityki windykacyjnej- zmniejszenie zadłużenia
– przestrzeganie obowiązujących zapisów ustawowych, statutowych i regulaminowych,
– podejmowane działania w związku z panującą epidemią i zagrożeniem koronawirusem COVID-19: (np. systematycznie przeprowadzaną dezynfekcję klatek schodowych wind, wejść oraz placów zabaw, terminową realizuję zadań, sporządzanie i wysyłanie sprawozdań oraz deklaracji, zapewnianie bezpiecznej obsługi mieszkańców poprzez kontakt telefoniczny, mailowy i listowny ze wszystkimi działami oraz administracjami Spółdzielni),

postanowiło poddać pod głosowanie wniosek w sprawie przyznania członkom zarządu premii za III kwartał 2020 r. w wysokości 10% wynagrodzenia wypłacanego kwartalnie.

Rada Nadzorcza po dokonaniu oceny pracy członków zarządu postanowiła przyznać premię za III kwartał 2020 r. dla:

I . Prezesa Zarządu Ryszarda Burskiego w wysokości 10 % wynagrodzenia wypłacanego kwartalnie ( większością głosów – 12 za, przy 6 głosach przeciwnych i 3 wstrzymujących się od głosowania ).

II. Zastępcy prezesa ds. finansowych Adama Ziółka w wysokości 10 % wynagrodzenia wypłacanego kwartalnie ( większością głosów – 12 za, przy 6 głosach przeciwnych i 3 wstrzymujących się od głosowania).

III. Zastępcy prezesa ds. eksploatacyjnych Bożeny Zielińskiej w wysokości 10 % wynagrodzenia wypłacanego kwartalnie ( większością głosów – 12 za, przy 6 głosach przeciwnych i 3 wstrzymujących się od głosowania).

Ad. 3
Protokół z posiedzenia Rady Nadzorczej odbytego w dniu 29.09.2020 r. został przyjęty większością głosów – 19 za, przy 2 głosach przeciwnych

Ad. 4
Zgłoszone przez członków rady pytania zostały przekazane Zarządowi i prezydium w celu przygotowania odpowiedzi.

Na tym protokół zakończono.