Protokół Nr 09/2020 z dnia 29.09.2020 r.

Protokół NR 9/2020
z posiedzenia Rady Nadzorczej
SM „Czuby” w Lublinie odbytego
w dniu 29.09.2020 r.

Lista członków Rady Nadzorczej biorących udział w indywidualnym zbieraniu głosów:

Przewodniczył Rady – Andrzej Turski
Zastępcy przewodniczącego – Jerzy Kaczmarski, Zbigniew Gontarz
Sekretarz – Danuta Przybyś – Ziemba

Członkowie:
Edward Dudek, Ewa Kosiak, Grażyna Kasprzak, Elżbieta Janiak, Urszula Koszałka, Agnieszka Kulikowska, Tomasz Buda, Bogumiła Baran,Waldemar Żak, Marta Brożyna, Dariusz Jaremek, Krzysztof Piekniak, Grażyna Stadnik, Jan Morawski, Stanisław Tanikowski, Zbigniew Ławniczak, Elżbieta Szabała.

Ad. 1.
W związku z nadal obowiązującymi przepisami nakazującymi radykalne ograniczenia kontaktów, Prezydium RN postanowiło aby najbliższe posiedzenie komisji rewizyjnej i Rady Nadzorczej odbyło się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Prezydium RN ustaliło, że posiedzenie komisji rewizyjnej odbędzie się w dniu 23 września 2020 r., a członkowie komisji w głosowaniu przedstawią opinie w sprawie:

1. Wniosku do RN o przyjęcie analizy gospodarczo – finansowej za i półrocze 2020 r.
2. Oceny pracy członków zarządu za III kwartał 2020 r.

Prezydium RN SM Czuby jednomyślnie podjęło decyzję o upoważnieniu Sekretarza RN Pani Danuty Przybyś – Ziemby, Przewodniczącego RN Andrzeja Turskiego oraz Przewodniczącego Komisji Kulturalno- Oświatowej Waldemara Żaka do przeprowadzenia czynności skrutacyjnych dotyczących głosowań przeprowadzonych przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość nad sprawami ujętymi w porządku obrad posiedzenia komisji rewizyjnej w dniu 23.09.2020 r..

Członkowie komisji rewizyjnej po zapoznaniu się z zestawieniami zwartymi w analizie gospodarczo – finansowej za i półrocze 2020 r. tj.
– Zestawieniem kosztów i przychodów za I półrocze 2020 r.
– Działalność eksploatacyjna za I półrocze 2020 r.
– Eksploatacja za I półrocze 2020 r.SM czuby z kosztami zarządzania
– Fundusz remontowy za I półrocze 2020 rok (zestawienie zbiorcze)
– Działalność kulturalno – oświatowa za I półrocze 2020 r.
– Wykonanie utrzymania mienia spółdzielni za I półrocze 2020 roku
– Wykazem robót wykonanych w ramach remontów, konserwacji i utrzymania mienia Spółdzielni na 30.06.2020 r.
– Informacją dodatkową – wyjaśnieniami do wykonania za I półrocze 2020

w wyniku głosowania, w którym udział wzięło 17 członków komisji, postanowili:
11 członków komisji głosowało za przyjęciem przez RN analizy działalności gospodarczo – finansowej za I półrocze 2020 r., 3 członków komisji przeciw przyjęciu analizy, 3 członków komisji wstrzymało się od głosowania.

Członkowie komisji rewizyjnej po przeanalizowaniu obowiązujących w SM Czuby przepisów dot. dokonywania przez RN oceny pracy i przyznawania premii członków Zarządu tj.

– § 5 Zasady wynagradzania członków Zarządu SM Czuby
– § 8 i § 14 i 15 Regulamin Rady Nadzorczej SM Czuby
– § 87 i § 89 Statutu Spółdzielni :
– § 3 i 6 Regulamin Komisji Rewizyjnej Rady Nadzorczej
– Roz, IV Planu pracy Komisji Rewizyjnej na rok 2020
– Informacji na temat działa zarządu w III kwartale 2020 r.tj.
( uzyskanych wynikami gospodarczo – finansowymi za I półrocze 2020 r. i pozytywną ich ocenę przez komisję, przygotowanie wniosków do Budżetu Obywatelskiego 2021 r., właściwy nadzór nad realizacją harmonogramu zaplanowanych na 2020 r prac remontowych i konserwacyjnych w osiedlach, prowadzenie prawidłowej polityki windykacyjnej- zmniejszenie zadłużenia, przestrzeganie obowiązujących zapisów ustawowych, statutowych i regulaminowych, działania podejmowane w związku z panującą epidemią i zagrożeniem koronawirusem COVID-19, zapewnienie bezpośredniej obsługi mieszkańców na parterze budynku przy ul .Watykańskiej 6 oraz umożliwienie dokonywania opłat bez prowizji we wszystkich punktach pocztowych, a także dokonywanie opłat kartami płatniczymi w kasie spółdzielni)

w przeprowadzonym głosowaniu postanowili: 7 członków komisji pozytywnie oceniło pracę członków zarządu w III kwartał 2020 r., 6 członków komisji negatywnie, 4 członków komisji wstrzymało się od głosowania.

Prezydium RN, po zapoznaniu się z wynikami głosowania Komisji Rewizyjnej w sprawie przyjęcia analizy gospodarczo-finansowej za I półrocze 2020 r. postanowiło rekomendować RN przyjęcie analizy za I półrocze 2020 r.

Po zapoznaniu się z wynikami głosowania w sprawie oceny pracy członków Zarządu za III kw. 2020 r. oraz po analizie treści komentarzy umieszczonych na kartach głosowania postanowiło:

1. Zwrócić się do zespołu prawnego o przedstawienie opinii prawnej na piśmie dot.; procedowania RN w sprawie przyznawania członkom Zarządu premii na posiedzeniach przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
2. Sprawę przyznania dla Członków Zarządu premii za III kwartał 2020 r. przesunąć na kolejne posiedzenie rady.

Prezydium Rady Nadzorczej po dyskusji ustaliło datę posiedzenia plenarnego rady na 29 września 2020 r. z następującym porządkiem obrad:

1. Przyjęcie analizy wyników gospodarczo – finansowych za I półrocze 2020 r.
2. Dyskusja i podjęcie uchwały w sprawie rozpatrzenia odwołania od uchwały Nr 207/2020 Zarządu SM Czuby z dnia 25.08.2020 r. w sprawie przyjęcia w poczet członków spółdzielni,
3. Informacja Zarządu Spółdzielni na temat potrzeb zakupu systemu komputerowego wspomagającego zarządzanie spółdzielnią.
4. Zapoznanie się z zaskarżeniem uchwały nr 14/31/2020 z dnia 24.08.2020 r. Rady Nadzorczej SM Czuby sprawie rozpatrzenia odwołania członka Spółdzielni od uchwały nr 9/2020 Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla „Widok ” SM „Czuby z dnia 20.07.2020 r. w sprawie przeprowadzenia referendum wśród mieszkańców ul. Bursztynowej 37 na temat funkcjonowania placu zabaw.
5. Przyjęcie protokołu z posiedzenia z dnia 24.08.2020 r..
6. Sprawy wniesione.

Prezydium zapoznało się z materiałami do realizacji porządku obrad i ustaliło, że głosowania zostaną przeprowadzono w sprawach wskazanych w porządku obrad RN w pkt 1, 2 i 5 oraz zatwierdziło wzór karty do głosowania.

KARTA GŁOSOWAŃ

Szanowni Państwo, Prezydium Rady Nadzorczej na posiedzeniu w dniu 17 września 2020r. ustaliło termin posiedzenia RN na dzień 29 września 2020 r. z porządkiem obrad zamieszczonym w przesłanych materiałach. Prosimy Państwa o oddanie głosu na załączonej „KARCIE GŁOSOWAŃ”.

W przypadku głosowania na piśmie wypełnioną kartę należy przekazać Kierownikowi administracji osiedla lub w kasie spółdzielni (Watykańska 6). W przypadku głosowania przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość należy obraz wypełnionej karty przesłać na adres [email protected]
Głosy będą zbierane w terminie do dnia 29 września 2020 r. do godz. 12.00

KARTA GŁOSOWAŃ

Głosowanie w dniu 29 września 2020 r.

w sprawie: przyjęcia przedłożonej analizy gospodarczo – finansowej SM Czuby za półrocze 2020 r.

 

 

Głosowanie w dniu 29 września 2020 r.

w sprawie: rozpatrzenia odwołania od uchwały Nr 207/2020 Zarządu SM Czuby z dnia 25.08.2020 r. w sprawie przyjęcia w poczet członków spółdzielni

 

 

Głosowanie w dniu 29 września 2020 r.

w sprawie: przyjęcia protokołu z posiedzenia Rady Nadzorczej z dnia 24.08.2020 r.

 

 

Sprawy wniesione

Potwierdzam, że otrzymałem/am pełną treść uchwał i decyzji będące przedmiotem głosowania, wyrażam zgodę na przyjęty sposób indywidualnego i imiennego głosowania.

 

………………………………………… Imię i Nazwisko

………………………………………………….. podpis

 

Prezydium RN upoważniło Sekretarza RN Pani Danuty Przybyś – Ziemby, Przewodniczącego RN Andrzeja Turskiego oraz Przewodniczącego Komisji Kulturalno- Oświatowej Waldemara Żaka do przeprowadzenia czynności skrutacyjnych dotyczących głosowań przeprowadzonych przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość nad sprawami ujętymi w porządku obrad posiedzenia plenarnego rady z dnia 29 września 2020 r.

Komisja Skrutacyjna w ustalonym składzie dokonała przeliczenia oddanych w dniu 29.09.2020 r. głosów i stwierdziła, że na 21 członków rady uprawnionych do głosowania przeprowadzonego w trybie indywidualnego zbierania głosów, w głosowaniu udział wzięło 21 członków.

1) W głosowaniu w sprawie przyjęcia analizy gospodarczo – finansowej za I półrocze 2020 r. – oddano 21 głosów w tym:
– za przyjęciem – 14 głosów,
– przeciw przyjęciu – 5 głosów
– wstrzymało się od głosowania – 2 głosy

2) W głosowanie w sprawie: rozpatrzenia odwołania od uchwały Nr 207/2020 Zarządu SM Czuby z dnia 25.08.2020 r. w sprawie przyjęcia w poczet członków spółdzielni , .- oddano 21 głosów w tym :
– za utrzymaniem w mocy uchwały Zarządu – 19 głosów
– przeciw utrzymaniu w mocy uchwały Zarządu – 1 głos
– wstrzymuję się od głosu – 1 głos

3) W głosowanie w sprawie: przyjęcia protokołu z posiedzenia Rady Nadzorczej z dnia 24.08.2020 r. – oddano 21 głosów, w tym:
– za przyjęciem – 15 głosów
– przeciw przyjęciu – 3 głosy
– wstrzymuję się od głosu – 3 głosy

Ad. 1
Członkowie Rady Nadzorczej po zapoznaniu się z analizą działalności gospodarczo – finansowej za półrocze 2020 r. zawierającą zestawienia:
– Zestawieniem kosztów i przychodów za I półrocze 2020 r..
– Działalność eksploatacyjna za I półrocze 2020 r.
– Eksploatacja za I półrocze 2020 r. SM Czuby z kosztami zarządzania,
– Fundusz remontowy za I półrocze 2020 rok (zestawienie zbiorcze)
– Działalność kulturalno – oświatowa za I półrocze 2020 r.
– Wykonanie utrzymania mienia spółdzielni za I półrocze 2020 roku,
– Wykaz robót wykonanych w ramach remontów, konserwacji i utrzymania mienia Spółdzielni na 30.06.2020 r.
– Informacją dodatkową – wyjaśnieniami do wykonania za I półrocze 2020

postanowili większością głosów – 14 za, przy 5 głosach przeciwnych i 2 wstrzymujących się od głosowania przyjąć analizę działalności gospodarczo – finansowej za I półrocze 2020 r.

Ad. 2
Członkowie Rady Nadzorczej po zapoznaniu się z poniżej przedstawionymi materiałami:

1) Odwołaniem od uchwały Zarządu SM Czuby Nr 207/2020 r. z dnia 25.08.2020 r. w sprawie odmowy przyjęcia w poczet członków Spółdzielni,

2) Uchwałą NR 207/2020 Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie z dnia 25.08.2020r. w sprawie przyjęcia w poczet członków Spółdzielni,

3) Przepisami, które stanowiły podstawę do odmowy przyjęcia w poczet członków tj.

„ Zgodnie z art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (tekst jednolity: Dz.U. 2020 poz. 1465) oraz § 6 ust.6 Statutu Spółdzielni, gdy prawo odrębnej własności lokalu należy do kilku osób, członkiem Spółdzielni może być tylko jedna z nich, chyba że prawo przysługuje wspólnie małżonkom. Przepisy te są realizacją zasady wspólnej reprezentacji współwłaścicieli. W związku z powyższym niezbędne jest przedłożenie oświadczenia wszystkich uprawnionych o zgodnym wyborze osoby, która nabędzie członkostwo w Spółdzielni”.

postanowili większością głosów – 19 za, przy 1 głosie przeciwnym i 1 wstrzymującym się od głosowania podjąć uchwałę nr 15/32/2020 Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie z dnia 29.09.2020 r. w sprawie odwołania od uchwały nr 207/2020 Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie z dnia 25.08.2020 r. w sprawie przyjęcia w poczet członków Spółdzielni – utrzymać w mocy Uchwałę nr 207/2020 Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie z dnia 25.08.2020 r.

Ad. 3
Zarząd Spółdzielni przedstawił założenia dotyczące potrzeby zakupu systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie spółdzielnia.

A) Wprowadzenie w Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” Systemu Korespondencji Seryjnej umożliwi:

1. Wysyłanie wiadomości e-mail oraz wiadomości SMS do klientów lub pracowników spółdzielni wskazanych przez użytkownika.
2. Tworzenie szablonów wiadomości, w celu późniejszego ich wykorzystania przy redagowaniu wysyłanych wiadomości.
3. Personalizowanie wysyłanych wiadomości poprzez wplatanie w ich treść oraz temat informacji właściwych wyłącznie dla konkretnego odbiorcy.
4. Dołączanie do wysyłanych wiadomości załączników o dowolnym formacie.
5. Redagowanie, a następnie indywidualne lub grupowe wysyłanie wiadomości do odbiorców, których dane przechowywane są w Bazie Klienta.
6. Zapamiętywanie w centralnym archiwum wszystkich wysłanych wiadomości z możliwością ich późniejszej analizy.
7. Rejestrowanie wysyłanych wiadomości w module Registratura.
8. Grupowe podpisywanie cyfrowe dokumentów elektronicznych, przygotowanych w ZSI, takich jak faktury, wezwania do zapłaty, noty odsetkowe i inne, z wykorzystaniem osobistego certyfikatu użytkownika, przed ich wysłaniem do odbiorców. Funkcjonalność ta dostępna jest pod warunkiem posiadania karty kryptograficznej, czytnika kart kryptograficznych oraz ważnego certyfikatu kwalifikowanego.
9. Grupowe wysyłanie dokumentów elektronicznych przygotowanych w ZSI (w formacie pdf), jako załączników do wiadomości, bez konieczności ich wcześniejszego drukowania.
10. Umożliwi pełną kontrolę nad procesem wysyłania dokumentów drogą elektroniczną. Oddzielenie procesu ich tworzenia i drukowania od procesu ich wysyłania do odbiorców końcowych.
11. Powiadamianie użytkowników modułu Zarządzania Obiegiem Informacji o zadaniach, które oczekują na reakcję z ich strony.

B) Wprowadzenie w Spółdzielni Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Spółdzielnią Mieszkaniową Czuby

1. Definiowanie dowolnej analizy, w tym finansowej.
2. Zaprezentowanie wyniku dla wskazanego adresu w sposób graficzny.
3. Wysyłanie drogą elektroniczną obowiązkowego rocznego sprawozdania finansowego do KRS oraz pobieranie UPO – w pełnym wymaganym zakresie.
4. Stworzenie centralnego modułu systemu FK zbierającego i analizującego dokumenty księgowe całej spółdzielni.
5. Bieżące śledzenie rozrachunków kosztów i wyników.
6. Zdefiniowanie szablonów dekretacyjnych, rozdzielników, kalkulacje.
7. Obsługę rejestrów VAT.
8. Wgląd w poszczególne rozliczenia i historię danych klienta.
9. Bieżącą kontrolę stanu rozrachunków.
10. Automatyczne kojarzenie rachunków i zapłat oraz obsługę korespondencji..
11. Zarządzanie kartoteką windykacyjną.
12. Naliczanie opłat eksploatacyjnych.
13. Ewidencję liczników indywidualnych wszystkich typów na poziomie lokalu.
14. Rozliczenie indywidualnych liczników według dowolnie definiowanych okresów i konfiguracji.
15. Wspomogą pracę kasy.
16. Wspomogą pracę osób wystawiających dokumenty sprzedaży.
17. Dadzą możliwość udostępniania przez podatników ksiąg podatkowych organom kontrolnym tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego ( JPK).

Rada Nadzorcza zobowiązała Zarząd spółdzielni do przygotowania na kolejne posiedzenie projektów uchwał w sprawie zakupu programów informatycznych oraz podjęcia działań zmierzających do zakupu programów informatycznych zgodnych z procedurami ustalonymi w Regulaminie udzielania zamówień na roboty remontowo- budowlane, inwestycyjne, konserwacyjne oraz usługi i dostawy przeprowadzane w zasobach SM „Czuby” finansowane ze środków spółdzielczych.

Ad. 4

Rada Nadzorcza po przeanalizowaniu:

1) Zaskarżenia od uchwały RN nr 14/31/2020 r z dnia 24. 08.2020 r. w sprawie:
rozpatrzenie odwołania członka Spółdzielni od uchwały nr 9/2020 Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla „Widok ” SM „Czuby z dnia 20 lipca 2020 r. w sprawie przeprowadzenia referendum wśród mieszkańców ul. Bursztynowej 37 na temat funkcjonowania placu zabaw,

2) Uchwały Nr 14 / 31/2020 Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie z dnia 24 sierpnia 2020 r. w sprawie: rozpatrzenie odwołania członka Spółdzielni od uchwały nr 9/2020 Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla „Widok ” SM „Czuby z dnia 20 lipca 2020 r. w sprawie przeprowadzenia referendum wśród mieszkańców ul. Bursztynowej 37 na temat funkcjonowania placu zabaw

postanowiła poinformować osobę skarżącą, że nie posiada kompetencji do rozpatrzenia złożonego zaskarżenia. Zgodnie z § 10 ust 4 statutu uchwała Rady Nadzorczej podjęta w trybie odwoławczym jest w postępowaniu wewnątrzspółdzielczym ostateczna.

Ad. 5
Protokół z posiedzenia Rady Nadzorczej SM „Czuby” w Lublinie odbytego w dniu 24.08.2020 r. został przyjęty większością głosów – 15 za, przy 3 głosach przeciwnych i 3 wstrzymujących się od głosowania.

Ad. 6
Zgłoszone w dniu 23 i 29.09.2020 r. przez członków rady pytania zostały przekazane do Zarządu i prezydium w celu przygotowania odpowiedzi.

Na tym protokół zakończono.

 

 

Sekretarz Rady Nadzorczej Danuta Przybyś – Ziemba

Przewodniczący Rady Nadzorczej Andrzej Turski