Protokół Nr 7/2023
z posiedzenia Rady Nadzorczej SM „Czuby” w Lublinie, które odbyło się w dniu
w dniu 16.08.2023 r.

W dniu 16 lipca 2023 r. o godz. 18.00 w siedzibie Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin – Wschód w Lublinie z siedziba w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego za numerem KRS: 0000082134, odbyło się posiedzenie Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” (dalej również: „Rada Nadzorcza SM „Czuby”, „RN SM „Czuby” lub „RN”), w której uczestniczyli następujący członkowie:

Przewodniczący Rady - Anna Nieśpiał
Zastępcy przewodniczącego - Konrad Gładosz, Danuta Przybyś - Ziemba
Sekretarz - Katarzyna Podlecka

Członkowie: Mateusz Byra, Ewa Czępińska, Krystian Farion, Maria Gajewska-Mikołajewicz, Konrad Klimek, Anna Sieradzka,
Jolanta Sławińska, Marian Warych, Emilia Zamiejska, Piotr Zaręba, Małgorzata Zmysłowska, Marcin Mielniczuk, Andrzej Turski, Jerzy Kaczmarski

Ponadto w części jawnej posiedzenia uczestniczyli:
- St. specjalista ds. samorządowych - Anna Korzonek
- Radca prawny – Katarzyna Silmanowicz

Wszyscy członkowie zostali prawidłowo powiadomieni o terminie i porządku obrad. Obradom przysłuchiwało się 9 członków Spółdzielni.

Przewodnicząca poinformowała, że Prezydium w dniu 9 sierpnia 2023 r., po dyskusji i zapoznaniu się z przedłożonymi dokumentami, ustaliło datę posiedzenia plenarnego Rady na 16 sierpnia 2023 r. o godz. 18:00 z następującym porządkiem obrad:

1. Przyjęcie porządku obrad.
2. Przyjęcie protokołu z posiedzenia RN, które odbyło się w dniu 18.07.2023 r.
3. Otwarcie ofert kandydatów na prezesa i jego zastępców.
4. Analiza działalności gospodarczo – finansowej za I kwartał 2023 r., w tym wyjaśnień do eksploatacji za I kwartał 2023 r.
5. Rozpatrzenie odwołania członków Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie od uchwały Nr 21/2023 Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla „Ruta ” z dnia 27.06.2023 r. w postępowaniu wewnątrzspółdzielczym.
6. Dyskusja nad propozycją Andrzeja Turskiego i Józefa Zona dot. zmiany Regulaminu Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli i Zasad Ich Wynagradzania.
7. Dyskusja nad propozycją Andrzeja Turskiego w sprawie przeprowadzenia spotkania/szkolenia dla członków organów SM „Czuby” dot. rozliczania kosztów eksploatacyjnych ogrzewania.
8. Rozpatrzenie pism skierowanych do Rady Nadzorczej:
   a) pisma Krystiana Fariona 11 lipca 2023 r.;
   b) pismo Piotra Zaręby i Krystiana Fariona z dn. 6 lipca 2023 r.;
   c) pismo Przedstawiciela Nieruchomości Szmaragdowa 4 z dnia 10 lipca 2023 r.
9. Sprawy wniesione.
10. Weryfikacja ofert pod względem ich zgodności z wymogami konkursu. Wybór ofert do następnego etapu konkursu. Określenie terminu następnego posiedzenia Rady Nadzorczej, na którym odbędzie sięspotkanie z kandydatami zakwalifikowanymi do drugiego etapu konkursu.

Ad 1.
Przewodniczący Komisji Rewizyjnej zawnioskował o zdjęcie z porządku obrad punktu 5 ze względu na konieczność uzupełnienia dokumentacji dotyczące tej sprawy. Komisja Rewizyjna poprosiła o ich uzupełnienie (protokoły wykonania czynności dozoru technicznego z 2022 r. i 2023 r., rozpatrzenie możliwości otrzymania dofinansowania na remont dźwigu, inne oferty złożone na wymianę dźwigu) oraz opinię kierownika Osiedla "Ruta". Propozycja spotkała się z akceptacją innych członków RN.
Zarządzono głosowanie w sprawie usunięcia punktu 5 z porządku obrad RN z wynikiem: 14 głosów za, 3 głosy przeciw, 1 osoba wstrzymała się od głosowania.
Następnie przeprowadzono głosowanie za przyjęciem porządku obrad bez punktu 5. Podczas głosowania 17 osób było za, a 1 osoba przeciw.

Ad. 2
Otworzono dyskusję na temat protokołu z posiedzenia RN odbytego 18 lipca 2023r. Jedyna uwaga dotyczyła treści zdania kończącego protokół z posiedzenia RN. Zasugerowano, aby brzmiało ono "Na tym posiedzenie zakończono." Nie zgłoszono innych uwag co do treści protokołu. Za przyjęciem protokołu bez zmian zagłosowało 13 osób, przeciw było 2 osoby, 3 osoby wstrzymało się od głosu.

Ad. 3
Następnie przystąpiono do czynności związanych z procesem rekrutacyjnym. Przewodnicząca RN poprosiła o udział w otwieraniu kopert kandydatów. W ich otwarciu uczestniczyli Andrzej Turski i Konrad Gładosz. Wpłynęło 11 kandydatur, a na kopertach umieszczono numery zgodnie z kolejnością ich wpływu. Dwóch Członków RN, tj Konrad Gładosz oraz Andrzej Turski, sprawdzili koperty i potwierdzili, że są zamknięte i nie noszą śladów prób otwarcia. Przystąpiono do otwarcia koper i odczytano nazwiska kandydatów:

1. Jarosław Jagitka
2. Tomasz Buda
3. Paweł Ligęza
4. Paulina Warząchowska
5. Marta Brożyna
6. Michał Adam Roman
7. Kamil Soroka
8. Anna Wronka
9. Dariusz Michałowski
10. Witold Pisarski

Ad 4.
Przed dyskusją na temat analizy działalności gospodarczo - finansowej za I kwartał 2023r. głos zabrał przewodniczący Komisji Rewizyjnej, który rekomendował w imieniu Komisji Rewizyjnej przyjęcie omawianej analizy. Pojawiły się następujące wnioski i spostrzeżenia:
- kolejne sprawozdania powinny być prezentowane w takiej formie jak omawiana analiza tj zawierać szersze wyjaśnienia co do przedstawionych wydatków i pozycji na zestawieniu
- najeży opracować nową formułę analizy, która będzie dostarczała czytelniejszych danych i która będzie pozwalała lepiej ocenić pracę Zarządu.

Ponadto pojawił się postulat, aby wyjaśnić różnice w kosztach tych samych usług na poszczególnych osiedlach np opłat za internet.
Zarządzono głosowania w sprawie przyjęcia analizy działalności gospodarczo - finansowej za I kwartał 2023r. - za głosowało 16 osób, przeciw - 1 osoba, 1 osoba wstrzymała się od głosu.

Ad. 5
Punkt usunięty z porządku obrad.

Ad. 6
Dyskusja nad propozycją Andrzeja Turskiego i Józefa Zona dotycząca zmiany Regulaminu Rad Przedstawicieli Nieruchomości Osiedli i Zasad Ich Wynagradzania przerodziła się w dyskusję o konieczności aktualizacji i wprowadzenia zmian w treści pozostałych regulaminów i statutu spółdzielni.

Rozważano propozycję zmian poszczególnych regulaminów po kolei lub wprowadzenie bardziej ogólnych i uniwersalnych zmian, które będą się odnosiły do większej grupy dokumentów. Padły propozycje, aby stworzyć komisję statutową zajmującą się analizą statutu SM „Czuby” i zaproponowaniem koniecznych do wprowadzenia zmian w jego treści.

Inna propozycje to powołanie przez Komisję Rewizyjną podkomisji, której zadaniem będzie zaproponowanie zmian. Ostatecznie przyjęto pomysł, aby propozycje zmian były zgłaszane przez członków RN, każdą z komisji spółdzielni oraz przez RPNO. Termin na składanie propozycji zmian wyznaczono na 15 październik 2023r. Zebrane propozycje zostaną podzielone na bloki tematyczne i przekazane do komisji odpowiedzialnych za dany obszar.
Podczas głosowania za przyjęciem takiego rozwiązania było 18 osób.

Ad. 7
Andrzej Turski zreferował zgłoszoną propozycję. Wskazał, że konieczność przeprowadzenia szkolenia dotyczącego rozliczania kosztów eksploatacyjnych ogrzewania wynika z potrzeby zrozumienia problemu. Dodatkowo wyjaśnił, że mieszkańcy są bardzo zainteresowani w jaki sposób rozliczane jest ciepło.

Członkowie RN podjęli dyskusję w sprawie. Danuta Przybyś – Zięba zgłosiła propozycję żeby w szkoleniu wzięli udział również kierownicy osiedli. Wskazano, że w szkoleniu powinny wziąć udział członkowie RN, przewodniczący RPNO poszczególnych osiedli oraz komisji GZM. Pojawiła się sugestia, że wszyscy członkowie RPNO powinni być obecni na takim szkoleniu ponieważ umożliwi to przekazanie wiedzy o sposobie rozliczania ciepła do szerszego grona członków spółdzielni. Rodzi to jednak problem co do ilości uczestników szklenia, jego kosztów i miejscu przeprowadzenia.

Rada Nadzorcza podjęła decyzję: 18 głosów za zobowiązaniem Zarządu do przedstawienia propozycji takiego szkolenia zawierającej listę uczestników, miejsce, termin i jego koszty.

Ad. 8
Rozpoczęto dyskusję na temat otrzymanych pism:

a) Krystian Farion, autor pisma, streścił jego treść. Przewodnicząca RN zwróciła się z prośbą o komentarz do przewodniczącego komisji GZM, do której pismo zostało przekazane. Przewodniczący poinformował, że komisja nie dysponuje takimi danymi. Po dyskusji zaproponowano, aby zobowiązać zarząd do przedstawienia na piśmie odpowiedzi na w/w pismo. Propozycję poddano pod głosowanie z wynikiem 18 głosów za.

b) po krótkiej dyskusji autorzy pisma zdecydowali się je wycofać i ewentualnie wrócić do poruszanych w nim kwestii dopiero po wybraniu zarządu. Przeprowadzono głosowanie w sprawie zdjęcia z porządku obrad tego punktu z wynikiem 18 osób za.

c) po wysłuchaniu dodatkowych informacji od Andrzeja Turskiego na temat opisanej w piśmie sytuacji postanowiono, 17 osób za, 1 osoba nieobecna podczas głosowania, poinformować Przedstawiciela Nieruchomości Szmaragdowa 4, że RN nadal będzie monitorować działania administracji osiedla w sprawie rozwiązania problemów balkonów w tej nieruchomości. Jednocześnie zdecydowano, aby pismo skierować do RPNO „Widok”.

Ad. 9
Sprawy wniesione:
a) przewodnicząca RN poinformowała, że kolejne posiedzenie prezydium zaplanowane jest na 29 sierpienia 2023 r., natomiast posiedzenie Rady Nadzorczej jest planowane na dzień 06.09.2023 r.;
b) przewodnicząca RN poprosiła o uczestnictwo w posiedzeniach komisji;
c) nierozpatrzone pismo w sprawie planu zabaw powinno zostać omówione na posiedzeniu komisji oświatowej
d) prośba o ustalenie stałych dni posiedzeń RN, np.
e) przegłosowano, 14 głosów za, 0 głosów przeciw, 4 osoby wstrzymały się od głosowania, postulat o zobowiązanie zarządu do przedstawienia na piśmie informacji o ilości związków zawodowych funkcjonujących w SM „Czuby” oraz ile jest osób chronionych.

Przewodnicząca RN zaproponowała, aby poddać pod głosowanie wyłączenie z jawności punktu 10 porządku obrad RN. W wyniku przeprowadzonego głosowania, 18 głosów za, zdecydowano o utajnieniu tej części obrad. O opuszczenie sali zostali poproszeni członkowie spółdzielni przysłuchujący się obradom RN, st. specjalista ds. samorządowych Anna Korzonek oraz radca prawny Katarzyna Silmanowicz.

Zarządzono 10-minutową przerwę.

Na tym zakończono jawną część posiedzenia RN